Lichte daling meeting bestedingen in Europa in 2014

Volgens de American Express Meetings & Events 2014 Global Meetings Forecast, gaan we na twee jaar van bescheiden toename van budgetten en aantallen meetings, in 2014 een redelijk stabiele periode tegemoet qua totale meeting uitgaven. De sector lijkt zich te stabiliseren als gevolg van een toename in gestructureerd meetings beleid in organisaties, dat er op gericht is de meetings te laten voldoen aan de richtlijnen van de organisatie en het bijdragen aan strategische doelstellingen.

Lichte daling in Europa
Naar verwachting zal in Europa het aantal bijeenkomsten gelijk blijven, maar de totale vergaderbudgetten én het aantal deelnemers per bijeenkomst zullen elk met naar verwachting 1,8 procent dalen. Uitzonderingen op deze trend zijn waarschijnlijk de UK en Duitsland, waar als gevolg van hun redelijk sterke economie op alle vlakken een lichte stijging te zien zal zijn.

Michael Schüller, Vice President van American Express Meetings & Events voor Europa: "Terwijl er uitdagingen blijven, zien we tekenen van economisch herstel in specifieke Europese markten - zoals de UK en Duitsland. In feite zijn de resultaten ten opzichte van het vorige jaar in alle Europese landen - met uitzondering van Frankrijk - positiever." "Wereldwijde face-to-face meetings blijven een krachtige business tool, maar in een poging het maximale uit de beschikbare budgetten te halen, zal naar verwachting de vraag naar meer lokale/regionale bijeenkomsten toenemen. Er zijn dan vaak minder kosten met de totale meeting gemoeid en mensen zijn korter weg van hun werkplek."

Digitale ontwikkelingen
"Ook voor 2014 zullen vergaderingen en evenementen waarschijnlijk kritische aanjagers blijven voor organisaties om de strategische bedrijfsdoelstellingen op koers te houden en effectief te communiceren met medewerkers klanten en partners", volgens Issa Jouaneh, Vice President en General Manager, American Express Meetings & Events. "Meeting organisatoren zullen social media tools meer gebruiken om zo de kwaliteit te vergroten en boeiende programma's neer te zetten, die beter aansluiten bij de behoeften van de deelnemers. De toekomst zal echt spannend worden voor de sector. De digitale toepassingen voor meetings zullen de investeringen voor meetings in een nieuw licht zetten," vervolgde Jouaneh.

De top-5 in Europa
De American Express Meetings & Events Forecast 2014 levert ook een top-5 van populaire meeting bestemmingen in Europa op. Opnieuw bekleedt London de nummer-1 positie, gevolgd door Parijs. Tot de favoriete bestemmingen van meeting planners behoren verder Barcelona, Amsterdam en Brussel.

Wereldwijde Meeting Planning Trends:

• Toenemende betrokkenheid via Social Media en Mobile Apps - Volgens het onderzoek zal het gebruik van sociale media in meetings naar verwachting licht stijgen in alle regio's. Meeting planners hebben in toenemende mate belangstelling voor het gebruik van mobiele apps en willen leren hoe ze deze het beste kunnen inzetten voor hun bijeenkomsten. Planners ervaren een toegenomen druk om sociale media en mobiele apps in te zetten vóór, tijdens en na de bijeenkomsten als een manier om te communiceren met deelnemers en hen te verbinden. Op deze manier wordt de tijd doorgebracht op meetings optimaal benut en wordt kansen gecreëerd voor meer betrokkenheid en efficiëntie.
• Budget beheersing - Gevoed door compliance regels en het beheersen van kosten en reistijd, zal ook in 2014 de trend voor 'dichterbij' doorzetten. Door bijeenkomsten dichterbij of zelfs in eigen huis te organiseren, kunnen de kosten beter in de hand gehouden worden en de tijd weg van kantoor drastisch beperkt worden.
• Goedkeuring krijgen steeds lastiger - Het goedkeuringsproces voor meetings zal naar verwachting steeds complexer en strikter worden. Programma's boven een bepaald budget of aantal deelnemers moeten steeds vaker hoger in de organisatie goedgekeurd worden, wat het proces verder vertraagd.
• Groepstarieven - Door het integreren van groepstarieven in een strategische meeting management programma zoeken meeting planners naar nieuwe manieren om de kosten te optimaliseren in 2014. Organisatoren zijn zich meer bewust van de kostenvoordelen en flexibiliteit die deze tarieven bieden en zij zullen proberen deze vaker van toepassing te laten zijn op meetings.
• Alternatieve locaties - De Meeting Planners in het onderzoek van vorig jaar gaven aan vaker op zoek te gaan naar alternatieve, niet-standaard locaties. De 2014-enquêteresultaten laten een soortgelijke ontwikkeling zien, met een toename van het gebruik van dit soort locaties in Europa (2,5 procent).

Overige regio's
In Noord-Amerika verwacht bijna de helft van de ondervraagde planners een lichte stijging (1,5 procent) in het aantal vergaderingen. Ook wordt verwacht dat het aantal deelnemers licht zal stijgen, voornamelijk omdat bedrijven proberen om de totale waarde van elk evenement te maximaliseren en de gemiddelde kosten per deelnemer te reduceren. Voor de Asia Pacific regio zal ook een daling te zien zijn in zowel aantal bijeenkomsten (-/- 1,2 procent) als bestedingen (-/- 3,6 procent) en deelnemeraantallen (-/- 2,4 procent). Voor Centraal en Zuid Amerika wordt een stabilisatie in het aantal meetings verwacht, maar wel met lagere budgetten (-/- 1,4 procent), mogelijk met uitzondering van Brazilië dat veel extra activiteit zal hebben rondom het WK voetbal.

Bron: CongresWereld