Zonder Papier: Maak je evenement geheel papiervrij

We komen nu bij de eerste echte spits van het Groene Elftal: Zonder Papier. Niet altijd even eenvoudig om op te stellen, maar zijn impact is niet te onderschatten. Tickets, programmaboekjes, kladpapier, ... evenementen hebben meer papier nodig dan je misschien denkt.

Voor elk vel sterft een stukje bos dat uiteindelijk als extra afval op het vuilstort belandt. Ook al kan papier goed gerecycled worden, is het toch goedkoper en milieuvriendelijker om papierverspilling te voorkomen. Dankzij het digitale tijdperk is dit niet meer nodig.

4 concrete maatregelen om minder papier te gebruiken

• Probeer alle informatie voor deelnemers digitaal te verspreiden. Bied alle informatie over het evenement op een heldere website aan die ook goed te bekijken is op een mobiele telefoon. Daarnaast zijn er honderden apps om je bezoekers te informeren op hun smartphone.
• Bied geen papieren hand-outs of kladpapier tijdens de meeting aan. Meestal hebben mensen hun eigen notitieboekje of een notebook bij zich. Als er toch kladpapier nodig is, gebruik dan de achterkant van reeds bedrukt papier. Hand-outs kan je ook na afloop van het evenement laten downloaden via Dropbox, WeTransfer of Slideshare.
• Informeer je deelnemers over je ambities zo min mogelijk papier te gebruiken. Dit kan er zo uitzien: Om het milieu niet onnodig te belasten willen we tijdens dit evenement zo min mogelijk papier gebruiken. U zult daarom geen papieren infomateriaal, hand-outs of kladpapier van ons ontvangen. We verzoeken u om uw laptop of notebook mee te nemen of de benodigde documenten zelf van te voren uit te printen.
• Gebruik altijd beide kanten van het papier om te printen of kopiëren. Pas de instellingen van je printer aan, zodat hij dit automatisch doet.

Uitgerekend een bedrijf dat printers maakt geeft het goede voorbeeld
Het goede voorbeeld voor milieuvriendelijk papiergebruik leverde printbedrijf Ricoh tijdens het ABN Amro Tennis Toernooi. Om overbodig verbruik van papier en energie zo veel mogelijk te beperken stelden ze alle circulerende documenten als digitale versie beschikbaar. Onvermijdelijke prints werden dubbelzijdig gedrukt met extreem energiezuinige printers. Voor ieder geprint document doneerde Ricoh een klein bedrag aan duurzame energie projecten in ontwikkelingslanden.

Dit artikel maakt onderdeel uit van een uniek samenwerkingsproject tussen de Nederlandstalige vakmedia voor de congres- en evenementenbranche (Eventbranche.nl, Congreswereld.nl, Eventplanner.nl/be, Events.nl, QM, Meeting Magazine). Op al deze platformen verschijnen de artikelen over het Groene Elftal, aangeleverd door de Nederlandse afdeling van de Green Meetings Industry Council (GMIC).