Officemanager

Functieprofiel

Functiefamilie: Staf/management
OFFICEMANAGER I
Context
De officemanager I komt voor in de standontwerp-, standbouw-, interieurbouw-, rental en evenementenorganisaties en ‑toeleveranciers. De officemanager I is erop gericht de werkzaamheden binnen de organisatie efficiënt en zorgvuldig te laten verlopen, faciliteert en ondersteunt diverse interne opdrachtgevers en fungeert als aanspreekpunt voor externe contacten. Het ‘wat’ is een gegeven. Het ‘hoe’ wordt t.b.v. het eigen vakgebied zelfstandig ingevuld na overleg/afstemming opdrachtgever.
 
De officemanager wordt onderscheiden op twee niveaus. De verschillen tussen de officemanager I en II zijn uitgewerkt in de bijlage met Niveau-onderscheidende Kenmerken (NOK).
Organisatie
Direct leidinggevende:   vakinhoudelijk leidinggevende
Geeft leiding aan:          niet van toepassing
RESULTAATGEBIEDEN RESULTAATINDICATOREN
  1. Operationele secretariële ondersteuning en dienstverlening
Er is effectief en efficiënt invulling en uitvoering gegeven aan de diverse operationele, secretariële activiteiten, teneinde de bedrijfsvoering zo efficiënt en effectief mogelijk te laten verlopen.
  • kwaliteit van de ondersteuning in termen van:
.     juiste afweging van prioriteiten;
.     juiste afweging van belangen;
.     tijdig attenderen op relevante zaken;
.     opvolging van afspraken.
  1. Planning en organisatie
(Project)activiteiten zijn effectief gepland en georganiseerd, afspraken zijn gecommuniceerd en acties zijn opgevolgd, waarbij door anderen te leveren bijdragen bewaakt en of bevorderd worden.		 -     toegankelijkheid/terugvindbaarheid afspraken;
-     efficiency reis- en verblijf-organisatie;
-     tevredenheid contactpersonen opdrachtgever/klant.
  1. In- en externe informatievoorziening
De in- en externe informatievoorziening is effectief uitgevoerd, zodat alle in- en extern betrokkenen tijdig beschikken over de voor hun relevante (project)informatie (o.m. voorbereiding te ondernemen acties, opstellen van offertes, ontwerpen, plannen t.b.v. efficiënte projectrealisatie).		 -     kwaliteit van de informatievoorziening in termen van:
.     juistheid (aansluiting op behoeften);
.     volledigheid (qua inhoud, naar juiste personen);
.     tijdigheid;
  • juiste afweging m.b.t. al dan niet zelfstandig afhandelen, prioriteiten, belangen.
  1. Projectassistentie
Projectoverleggen zijn gepland en voorbereid en hetgeen besproken is genotuleerd en verspreid, de projectadministratie is bijgehouden en compleet, zodat de verantwoordelijke projectleider/projectmanager zich kan focussen op de eigen bijdrage.		 -     tevredenheid opdrachtgever;
-     tijdige, volledige en juiste projectadministratie;
-     oplevering volgens planning;
  • kwaliteit geleverde bijdrage.
BEZWARENDE WERKOMSTANDIGHEDEN
niet van toepassing
SALARISGROEP 7
 

Functie-eisen en competentieprofiel

Functiefamilie: Staf/management
OFFICEMANAGER I
Kennis en ervaring
-     MBO/HBO werk- en denkniveau (secretariële richting);
-     ervaring met en kennis van geautomatiseerde systemen (MS-office, ERP etc.);
-     kennis van veiligheid en arbo-instructies en -regelgeving;
-     kennis van privacy wet- en regelgeving;
-     kennis van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift.
COMPETENTIES EN GEDRAGSVOORBEELDEN
Accuratesse
Gedurende langere periode nauwkeurig en zorgvuldig werken, met oog voor detail, gericht op het voorkómen van fouten en slordigheden, zowel in eigen als andermans werk.
-     werkt ordelijk en overzichtelijk en controleert het eigen werk;
-     zorgt dat betrokkenen tijdig over de juiste en volledige informatie beschikken en sorteert indien gewenst voor;
-     beantwoordt vragen zo precies mogelijk en verzekert zich ervan dat de overgebrachte boodschap is begrepen.
Communiceren
Ideeën en informatie in heldere en concrete taal communiceren, zodanig dat de essentie bij anderen overkomt en wordt begrepen.
-     is in staat goed te luisteren en de vraag achter de vraag te achterhalen;
-     sluit in de communicatie aan op de taal van de gesprekspartner;
-     is correct, duidelijk en netjes richting diverse in- en externe klanten/relaties.
Integriteit
Handhaven van sociale en ethische normen in het werk, ook als de verleiding of druk om het minder nauw te nemen groot is. Vertrouwen wekken in eigen professionaliteit en integriteit.
-     gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie;
-     geeft aan wanneer zaken die van hem verwacht worden buiten zijn persoonlijke normen en/of beroeps- en organisatienormen gaan;
-     neemt verantwoordelijkheid voor het eigen handelen.
Plannen en organiseren
Op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en benodigde acties, tijd en middelen inzetten om de gestelde doelen te kunnen bereiken.
-     plant en organiseert het werk op zodanige wijze dat alert ingesprongen kan worden op dringende zaken;
-     onderscheidt hoofd- en bijzaken, alsmede belangrijk en urgent;
-     onderneemt bij onverwachte gebeurtenissen, op eigen initiatief, passende actie.
Omgevingsbewustzijn
Laten blijken goed geïnformeerd te zijn over ontwikkelingen en of andere omgevingsfactoren. Onderlinge verhoudingen binnen een organisatie erkennen en deze kennis effectief benutten.
-     is op de hoogte van belangrijke ontwikkelingen binnen de organisatie;
-     laat zien op de hoogte te zijn van verschillende belangen binnen de organisatie;
-     begrijpt en gebruikt de informele organisatie, weet wie waarop en op welke wijze aan te spreken.
Dit document (functie-eisen en competentieprofiel) heeft geen invloed op het functieniveau.
 

Beurzen

Congressen & Bijeenkomsten

Evenementen & Incentives

Entertainment

Kennispartners & preferred suppliers