De capaciteitsanalyse: startpunt voor een veilig evenement

Het beheersen van evenementen, van klein tot grootschalig, draait voor een groot deel om veiligheid. Het spectrum aan tools dat hierbij kan worden ingezet is divers. Het is van belang om al in de planningsfase van een evenement te bepalen welke routes worden bewandeld. Waar tijdens een evenement de uitvoering van effectief crowd management onder meer bestaat uit behoorlijke signage, monitoring en verkeersbegeleiding, kan in het voortraject een belangrijke slag worden geslagen middels een capaciteitsanalyse.

Een essentieel startpunt voor een veilig evenement is het vroegtijdig verkrijgen van inzicht in de te verwachte publieksstromen, te verwachte knelpunten, benodigde middelen ten behoeve van afzetting van terreinen en aanvoerroutes. Hiervoor is een capaciteitsanalyse een goed instrument. Deze analyse biedt tevens mogelijkheden om verkeerssituaties, vaak ver buiten het eigenlijke evenemententerrein, in kaart te brengen en een goed doordacht plan samen te stellen in overleg met openbaar vervoer, gemeenten en andere partners.

De capaciteitsanalyse dient meerdere doelen. Allereerst levert hij veel inhoudelijke input op voor het veiligheidsplan. De capaciteitsanalyse helpt in de tweede plaats bij het bepalen van het proces dat doorlopen moet worden. Ten derde heeft de capaciteitsanalyse ook een commercieel doel: hij biedt organisatoren de mogelijkheid om tot het beste plan voor de indeling van het evenement terrein te komen. Wanneer onder meer de looproutes, posities van bars, kramen, kassa's, sanitaire eilanden en zichtlijnen op podia ten opzichte van elkaar optimaal zijn, kan uit een evenement het optimale resultaat worden behaald.

Het KCEV heeft een tool ontwikkeld waarbij eenvoudig voor ieder evenement een goed overzicht kan worden gecreëerd waarbij een aantal facetten worden gecombineerd. Het publieksprofiel is hier één van. Door statistieken uit het verleden te combineren met de ervaring van deskundigen, kan redelijk worden ingeschat hoe de verschillende doelgroepen zich gedragen en welke middelen kunnen worden ingezet om het te verwachten gedrag als het ware te leiden in de voor de organisatie gewenste banen.

De combinatie van verschillende bepalende factoren wordt gepresenteerd in een overzichtstekening (zie voorbeeld). De concentratie van mensen per vierkante meter in een bepaald gebied wordt ingekleurd, per intensiteit in een andere kleur. De oppervlaktes van deze gebieden worden gehanteerd als rekenfactor om te beoordelen wat de (gewenste) veilige publiekscapaciteit is in deze gebieden. Daaruit volgend kan worden beoordeeld of er in de aanvoer naar en afvoer van een evenementen terrein voldoende doorstroming mogelijk is, of er voldoende nooduitgangen zijn voorzien en of er voldoende rekening is gehouden met calamiteitenroutes. Deze informatie kan vervolgens worden gebruikt in overleg met diensten, gemeenten, organisaties en leveranciers.

Vijf tips
   1.   Maak een capaciteitsanalyse indien niet zeker is of de beschikbare oppervlakte van het terrein en looproutes groot
         genoeg zijn, ten opzichte van het aantal verwachte bezoekers of de in- en uitstroom daarvan.
   2.   Zorg dat er tijdig een analyse wordt gemaakt, liefst nog in de fase wanneer het evenement wordt ontworpen. Zo
         kunnen eruit voortvloeiende maatregelen tijdig opgenomen worden in het budget.
   3.   Gebruik een capaciteitsanalyse tijdens overleg met de gemeente en adviserende diensten. Het biedt inzicht en feiten
         op een vlak waar vaak veel discussie over is.
   4.   Stuur aan de hand van de capaciteitsanalyse. Pas waar nodig het ontwerp aan of breng middelen in om mogelijke
         knelpunten in de capaciteit te verhelpen.
   5.   Monitor tijdens het daadwerkelijke evenement en neem nieuwe ervaringen mee voor het vormen van analyses in de
         toekomst. Capaciteitsanalyses worden gevormd aan de hand van informatie gebaseerd op statistiek en ervaring.

Bron: Kenniscentrum Evenementenveiligheid / Jeroen Backx, producent en eigenaar Production World