CLC-VECTA Centrum voor Live Communication (hierna: ‘CLC-VECTA’) is de branchevereniging voor organisaties die professioneel betrokken zijn bij het organiseren, accommoderen en faciliteren van beurzen, congressen & vergaderingen, evenementen & incentives en entertainment.

CLC-VECTA is gevestigd aan Bisonspoor 3002-B509/B510, 3605 LT, te Maarssen.

Deze privacy verklaring is van toepassing op verwerking van persoonsgegevens door CLC-VECTA. CLC-VECTA hecht veel waarde aan het waarborgen van je recht op privacy. Je persoonsgegevens worden door CLC-VECTA in overeenstemming met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de Telecommunicatiewet verwerkt. Dit betekent dat wij:

• Je persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacy verklaring;
• Verwerking van je persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• Vragen om je uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van je persoonsgegevens;
• Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van je persoonsgegevens gewaarborgd is;
• Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• Op de hoogte zijn van je rechten omtrent je persoonsgegevens, jou hierop willen wijzen en deze respecteren.

De volgende onderwerpen komen in deze verklaring aan bod:

1. Welke persoonsgegevens verwerken wij van jou en met welk doel?
2. Wat doen we met je gegevens?
3. Welke mogelijkheden heb ik om het verwerken van de gegevens tegen te gaan?
4. Klikgedrag
5. CLC-VECTA en andere websites
6. Bewaartermijn
7. Beveiliging persoonsgegevens en systemen
8. Wijziging privacy beleid
9. Vragen
10. Contactgegevens

1. Welke persoonsgegevens verwerken wij van jou en met welk doel?
Verwerking van persoonsgegevens van leden
Persoonsgegevens van leden worden door CLC-VECTA verwerkt ten behoeve van de volgende doelstellingen:

• Het uitvoering geven aan het CLC-VECTA lidmaatschap.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

• Het lidmaatschap.

Voor de bovenstaande doelstellingen kan CLC-VECTA de volgende persoonsgegevens van jou vragen:

• Naam, voorletters, tussenvoegsel;
• Geslacht;
• Geboortedatum;
• Titulatuur;
• Functie;
• Werkzaam bij organisatie;
• Adres, postcode, plaats, provincie, land;
• E-mailadres;
• Telefoonnummer;
• Faxnummer;
• Website;
• Bancaire gegevens, waaronder een rekeningnummer of creditcardnummer;
• Kamer van Koophandel- en BTW nummer;

Verwerking van persoonsgegevens van Kennispartners, preferred suppliers, klanten en/of leveranciers
Persoonsgegevens van kennispartners, preferred suppliers, klanten of leveranciers worden door CLC-VECTA verwerkt ten behoeve van de volgende doelstellingen:

• Het uitvoering geven aan een overeenkomst of opdracht of het uitgeven van een opdracht.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

• De overeenkomst of overeengekomen opdracht.

Voor de bovenstaande doelstellingen kan CLC-VECTA de volgende persoonsgegevens van jou vragen:

• Naam, voorletters, tussenvoegsel;
• Geslacht;
• Geboortedatum;
• Titulatuur;
• Functie;
• Werkzaam bij organisatie;
• Adres, postcode, plaats, provincie, land;
• E-mailadres;
• Telefoonnummer;
• Faxnummer;
• Website;
• Bancaire gegevens, waaronder een rekeningnummer of creditcardnummer;
• Kamer van Koophandel- en BTW nummer;

Verwerking van persoonsgegevens van prospects en/of geïnteresseerden
Persoonsgegevens van prospects of geïnteresseerden worden door CLC-VECTA verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling:

• Informatieverstrekking in de vorm van nieuwsbrieven en/of gerichte contacten.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

• Mondelinge toestemming, afgifte visitekaartje en/of via koppeling op LinkedIn, Facebook of Twitter.

Voor de bovenstaande doelstelling kan CLC-VECTA de volgende persoonsgegevens van jou vragen:

• Naam, voorletters, tussenvoegsel;
• Geslacht;
• Titulatuur;
• Functie;
• Werkzaam bij organisatie;
• Adres, postcode, plaats, provincie, land;
• E-mailadres;
• Social media accounts;
• Telefoonnummer;
• Faxnummer;
• Website;
• Kamer van Koophandel- en BTW nummer;

Verwerking van persoonsgegevens van nieuwsbriefabonnees
Persoonsgegevens van nieuwsbriefabonnees worden door CLC-VECTA verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling

• Het informeren van de persoon d.m.v. nieuwsuitingen.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

• De inschrijving in de nieuwsbrief.

Voor de bovenstaande doelstelling kan CLC-VECTA de volgende persoonsgegevens van jou vragen:

• Naam, voorletters, tussenvoegsel;
• Geslacht;
• Titulatuur;
• Functie;
• Werkzaam bij organisatie;
• Adres, postcode, plaats, provincie, land;
• E-mailadres;
• Telefoonnummer;
• Faxnummer;
• Website;
• Kamer van Koophandel- en BTW nummer;

Om je een zo relevant mogelijke nieuwsbrief te kunnen sturen, kan het voorkomen dat wij inzage hebben in je online surf-, lees- en koopgedrag op onze eigen website(s) en andere online uitingen teneinde de inhoud van de nieuwsbrief daar op af te kunnen stemmen.

Bij iedere nieuwsbrief of aanbieding heb je de mogelijkheid om gebruik te maken van een zogeheten “Opt-out” mogelijkheid. Dit betekent dat je na gebruik van deze mogelijkheid geen aanbiedingen meer zal ontvangen van CLC-VECTA.

Verwerking van andere persoonsgegevens  
Je hebt de mogelijkheid per e-mail of telefonisch contact met ons op te nemen, bijvoorbeeld via ons bureau. Om je vragen, klachten of andere zaken af te kunnen handelen en bij latere kwesties de historie in te kunnen zien, verwerken wij je vragen, klachten of andere zaken in ons systeem. Wij zullen eventuele bijzondere persoonsgegevens (gezondheid, ras etc.), indien mogelijk, verwijderen uit de vragen, klachten of andere zaken. 

2. Wat doen we met je gegevens?
Wij gebruiken de verstrekte persoonsgegevens alleen voor de doeleinden zoals wij hierboven hebben omschreven. Je financiële gegevens – bijvoorbeeld creditcardgegevens of bancaire gegevens – die je hebt ingevuld bij de keuze voor je betaalwijze deelt CLC-VECTA met SCAB Accountants & Adviseurs B.V. die de betaling(en) afhandelt. SCAB Accountants & Adviseurs B.V. is tevens gebonden aan onze privacy voorwaarden en de Nederlandse wet- en regelgeving.

Verstrekking aan derden
Je gegevens kunnen ook aan een derde partij ter beschikking worden gesteld indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

• Het verzorgen van de internetomgeving;
• Het verzorgen van de (financiële) administratie;
• Het verzorgen van (juridisch) advies;
• Het versturen van nieuwsbrieven en uitnodigingen;
• Het verzorgen van de deelnemersregistratie van onze events;
• Het verzorgen van evaluaties van onze events.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen.

Verder zullen wij de door jou verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien je ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Binnen de EU
Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen
Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

3. Welke mogelijkheden heb ik om het verwerken van de gegevens tegen te gaan?
Je kunt ons met redelijke tussenpozen vragen om inzicht te geven in alle persoonsgegevens die CLC-VECTA van je heeft. Je kunt ons verzoeken deze persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen, te wijzigen, af te schermen, over te dragen of te verwijderen. Hiervoor kun je schriftelijk of per e-mail contact opnemen met ons bureau via info@clcvecta.nl. CLC-VECTA zal uiterlijk binnen 4 weken reageren op je verzoek. Als je gegevens worden gebruikt voor direct marketingdoeleinden, dan kun je hiertegen verzet instellen, waarna je persoonsgegevens niet meer voor dit doeleinde zullen worden gebruikt. Als je je hebt ingeschreven voor het ontvangen van de nieuwsbrief, dan kun je je ook hiervoor op ieder moment weer afmelden. Dit is mogelijk door middel van de afmeldlink onderaan elke nieuwsbrief.

4. Klikgedrag
Op de websites van CLC-VECTA worden algemene bezoekgegevens bijgehouden, zonder dat hiermee de bezoekers worden geïdentificeerd. Het doel hiervan is om de inrichting van de website te optimaliseren. Ook kunnen deze gegevens worden gebruikt om meer op de bezoekers van de website gerichte informatie op de website te zetten.

5. CLC-VECTA en andere websites
Op de website van CLC-VECTA tref je een aantal hyperlinks naar andere websites aan. Met betrekking tot deze websites draagt CLC-VECTA geen verantwoordelijkheid over de omgang met je gegevens door deze partijen.

6. Bewaartermijn
Zodra de persoonsgegevens niet meer nodig zijn voor het doel van verwerking, zullen deze gegevens verwijderd worden, tenzij wij wettelijk verplicht zijn je gegevens langer te bewaren. In dat geval worden je gegevens voor de duur van deze wettelijke bewaartermijn bewaard.

7. Beveiliging persoonsgegevens en systemen
CLC-VECTA heeft passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om de persoonsgegevens van gebruikers te beveiligen tegen verlies of onrechtmatige verwerking. Zo hebben wij bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:

• Alle personen die namens CLC-VECTA van je gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
• Wij hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
• Wij pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
• Wij testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
• Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

8. Wijziging privacy beleid
Deze tekst en de hieruit vloeiende principes kunnen op elk moment door CLC-VECTA gewijzigd worden. Elke aanpassing zal op deze website bekend worden gemaakt. Wij raden je om deze reden aan deze webpagina regelmatig te raadplegen. Het huidige privacy beleid is bijgewerkt op 15 oktober 2018.

9. Heb je nog meer vragen?
Mocht je verdere vragen hebben over het verzamelen en gebruik van je persoonsgegevens of verzet wensen in te stellen dan wel een andere klacht kenbaar te maken, dan kun je daarmee terecht bij ons bureau via info@clcvecta.nl. Tevens heb je de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit, te weten de Autoriteit Persoonsgegevens.

10. Contactgegevens
CLC-VECTA Centrum voor Live Communication
Bisonspoor 3002-B509/B510
3605 LT Maarssen
info@clcvecta.nl
+31 (0)346 - 352 444