Let bij het inhuren van arbeidskrachten op correcte vastlegging van persoonsgegevens
Bij het inlenen van arbeidskrachten of het in onderaanneming uitbesteden van werkzaamheden, is het raadzaam dat de opdrachtgevers het ingeleende personeel juist en volledig registreren. Deze registratie heeft twee doeleinden:
-
Controle of de opdrachtgever aan de Wet Arbeid Vreemdelingen (WAV) heeft voldaan (deze wet geldt zowel voor de werkgever zelf, als voor de inlener);
-
Het beperken van het risico van inleners- en/of aannemersaansprakelijkheid.
Leidraad Invordering
Inzake het laatste punt is de Leidraad Invordering per 1 januari 2014 gewijzigd. Voorheen was het beleid dat er kopieën van identiteitsbewijzen bewaard moesten worden. Dit is echter in strijd met de Wet bescherming persoonsgegevens (WBP). Een uitzondering hierop geldt voor de situatie dat de WAV een registratie vereist. Per 1 januari 2014 moet daarom het volgende geregistreerd worden (per arbeidskracht):
-
Naam, adres- en woonplaatsgegevens;
-
Geboortedatum;
-
Burgerservicenummer;
-
Specificatie van de gewerkte uren;
-
Nationaliteit;
-
Soort identiteitsbewijs, het nummer en de geldigheidsduur;
-
Als dat van toepassing is: de aanwezigheid van een A1-verklaring, verblijfsvergunning, tewerkstellingsvergunning, notificatie of VAR-verklaring inclusief nummer en geldigheidsduur;
-
Naam, adres- en woonplaatsgegevens van de uitlener en het inschrijvingsnummer van de uitlener bij de Kamer van Koophandel.
De administratie moet ook een adequate procedure bevatten aan de hand waarvan de identificatie van de arbeidskracht, de verificatie van het identiteitsbewijs en de vastlegging van de persoonsgegevens plaatsvindt. Deze procedure moet ten minste voldoen aan de bepalingen van de WBP en de Richtsnoeren van het College Bescherming Persoonsgegevens.
Publicatie adequate procedure vastlegging
De Belastingdienst heeft - eindelijk - een voorbeeld gepubliceerd op haar website van een ‘adequate vastlegging’. De vraag rijst of met het invullen van dit formulier ook voldoende is vastgelegd of de procedure van de opdrachtgever wel voldoet aan de Richtsnoeren van het College Bescherming Persoonsgegevens. Met het formulier wordt bijvoorbeeld niet vastgelegd wie binnen de organisatie verantwoordelijk is voor deze registratie en op welke wijze de beveiliging van deze gegevens wordt geborgd.
Hanteer formulier Belastingdienst
BDO adviseert om in alle gevallen het formulier van de Belastingdienst te hanteren (dan wel de in het formulier vastgelegde vragen in de eigen werkwijze te incorporeren). Van belang is verder dat deze vóór aanvang van de werkzaamheden door de desbetreffende arbeidskracht wordt ingevuld en dit ook blijkt uit de ondertekening en datering van het formulier.
Hoe lang bewaren?
Op het formulier staat vermeld dat de wettelijke bewaartermijnen van kracht zijn. In de praktijk blijkt echter regelmatig dat aansprakelijkstellingen ook nog ver na deze termijnen kunnen worden opgelegd. Het is daarom raadzaam de formulieren langer te bewaren. Vooral daar waar het de opdrachtgever bekend is dat het uitzendbureau/aanneembedrijf inmiddels failliet is of in betalingsproblemen verkeert.
Bron: BDO