Loonheffingen & btw: consumpties en maaltijden op de thuiswerkplek

Krijgen jouw werknemers ook borrelboxen toegestuurd? Of verzorg je de broodjes bij een online vergadering? Of voor de verandering eens een pizza? Onze Kennispartner BDO schreef een artikel over de fiscale regels, die anders zijn bij thuiswerk.

Alle consumpties en maaltijden die de werkgever aan de werknemer vergoedt of verstrekt vormen belast loon, in geld of in natura, of deze nou op kantoor of thuis genuttigd worden. Onder voorwaarden kunnen consumpties en maaltijden echter onbelast worden vergoed of verstrekt. Behalve de locatie is hierbij ook de gelegenheid van belang. Worden de consumpties genuttigd tijdens een zakelijke bijeenkomst of een niet-zakelijke bijeenkomst?

Zakelijke bijeenkomsten
De maaltijden die worden genuttigd tijdens een zakelijke bijeenkomst kunnen onder voorwaarden worden aangewezen als eindheffingsbestanddeel om daar vervolgens een gerichte vrijstelling op toe te passen. Hierdoor kan de werknemer op de thuiswerplek soms toch van een onbelaste lunch genieten, bijvoorbeeld tijdens een online overleg of andere zakelijke bespreking. Dit geldt ook als de werknemer een bon ontvangt om bijvoorbeeld een pizza naar keuze te bestellen om tijdens een online bijeenkomst te nuttigen. Je moet hierbij dan wel onderbouwen dat het om een zakelijke bijeenkomst gaat, bijvoorbeeld door een agenda vast te leggen.
Er bestaat een onderscheid tussen de maaltijd (zoals bovenstaand beschreven) en de situatie waarin je jouw werknemers consumpties vergoedt of verstrekt om deze tijdens een (online) zakelijke bijeenkomst op de thuiswerkplek te kunnen nuttigen. In deze situatie kan geen gerichte vrijstelling worden toegepast. Je kunt er echter wel voor kiezen om het voordeel aan te wijzen als eindheffingsbestanddeel en aan de vrije ruimte toe te rekenen.

Niet-zakelijke bijeenkomsten
Voor maaltijden tijdens een niet-zakelijke bijeenkomst op de ‘reguliere werkplek’ (binnen/bij het bedrijfspand) met een waarde van meer dan € 3,35 wordt het voordeel voor de werknemer vastgesteld op een forfaitair bedrag van € 3,35 per maaltijd. Denk hierbij aan maaltijden verstrekt tijdens het eindejaarsfeest georganiseerd op kantoor. De thuiswerkplek is hiervan uitgesloten. Bij een maaltijd bij een online nieuwjaarsbijeenkomst of een vrijdagmiddagborrelbox kun je er alleen voor kiezen het voordeel aan te wijzen als eindheffingsbestanddeel en aan de vrije ruimte toe te rekenen.

Gevolgen voor de btw
Voor de btw geldt dat voor uitgaven voor consumpties en maaltijden op de thuiswerkplek geen recht op aftrek bestaat indien het totaal aan personeelsverstrekkingen per medewerker een bedrag van € 227 per jaar te boven gaat.
De kantineregeling is naar onze mening hierop van toepassing. Dat betekent dat, om te bepalen of er een aftrekbeperking geldt, beoordeeld moet worden of sprake is van een bevoordeling. Om te bepalen of sprake is van bevoordeling, maak je de volgende berekening:
 

Aanschafkosten spijzen, dranken, ingrediënten (excl. btw)	€A
Plus: 25% opslag op deze kosten	+ €A x 0,25
Af: werkelijke opbrengst van de spijzen en dranken (incl. btw)	-/- €B
Verschil	€C

Bij een gratis verstrekking is bedrag B 0. Is bedrag C positief? Dan deel je bedrag C door het aantal personeelsleden (= bedrag D). Is bedrag D > € 227 per werknemer? Dan moet je 9% van bedrag C corrigeren. Is bedrag D < € 227 per werknemer? Of je de voorbelasting (deels) moet corrigeren is afhankelijk van de hoogte van de overige verstrekkingen.

Wat betekent dit voor jouw organisatie?
Als je consumpties en/of maaltijden aan uw werknemers vergoedt of bij je werknemers laat bezorgen, zijn de gevolgen voor de loonheffingen in veel gevallen anders ten opzichte van consumpties en maaltijden die op de ‘reguliere werkplek’ worden genoten. De wetgeving behandelt de thuiswerkplek op dat punt niet hetzelfde. Dit kan deels of geheel worden voorkomen door optimaal gebruik te maken van de werkkostenregeling. Voor de btw is mogelijk een aftrekbeperking aan de orde.

Bron: BDO