Opwaartse trend zet door; 45 procent meeting planners verwacht stijgende budgetten in 2014

Business Barometer is vanaf nu Meetings Outlook

Een nog breder panel (ruim 5.000 MPI leden wereldwijd werden bevraagd), stevigere analyses op kwartaalbasis en meer focus op toekomstverwachtingen. Dat zijn drie verbeteringen die MPI doorgevoerd heeft in haar periodieke peiling onder meeting organisatoren en toeleveranciers. Die veranderingen worden onderstreept door de Business Barometer van een nieuwe naam te voorzien: Meetings Outlook.

Meer aandacht voor o.a. Meeting Design, Hybride/Virtuele meetings
De eerste editie van Meeting Outlook voorspelt een toenemende aandacht voor onderwerpen als meeting design, hybride en virtuele meetings, social media, technologische innovaties én de algemene gezondheidsstatus van de meeting en event sector.

Effecten recessie ebben weg, budgetten stijgen weer
Er lijkt nu echt een herstel van de markt gaande te zijn en de effecten van de recessie ebben langzaam weg, maar de erfenis van de afgelopen jaren zorgt nog voor genoeg uitdagingen voor de meeting sector, constateert het rapport. Waar in de VS en Canada een 5% verbetering van de zakelijke omstandigheden voorspeld wordt voor het komende jaar, blijft Europa inmiddels niet meer ver achter met een verwachte verbetering van 4%. Voor een belangrijk deel manifesteert deze verbetering zich in stijgende budgetten. Ruim 45% van de meeting organisatoren verwacht een stijging van het budget in 2014. Nog eens 40% verwacht geen beweging in de budgetten en voor 15% van de planners ziet het er nog minder rooskleurig uit; zij verwachten een daling. Europese planners verwachten overigens dat hun budgetten met gemiddeld 1,6% stijgen, wat een goede ontwikkeling is, maar helaas nog beperkt in omvang. Positief is ook de verwachte groei in deelnemeraantallen (voor Europa 2,4%, net iets minder dan de 3,9% die in Noord-Amerika verwacht wordt).

De uitdagingen
Natuurlijk zijn er genoeg uitdagingen over. Zo blijft het plannen van meetings vaak last-minute werk voor de meesten. 46% van de planners constateert nog altijd korter wordende leadtijden. Bij een kwart van de deelnemers lijkt er overigens meer lucht te ontstaan in de voorbereidingstijden. Ook worden budgetten maar laat en met tegenzin vrijgegeven, zodat ook daar de tijd een belangrijke invloed heeft. Tel daarbij op dat de controle op de budgetten veel sterker is geworden, evenals de noodzaak om meer met minder geld te doen en je hebt een uitdagende klus in elke meeting.

De trends
Voor veel planners ligt de oplossing in innovatie en het zoeken van alternatieven voor bestaande/traditionele methoden.
Technologie lijkt dan voor velen de oplossing om kosten te besparen, sneller te kunnen plannen en de waarde van de programma’s te vergroten. Het verbeteren van logistieke aspecten, communicatie en het vastleggen van data zijn veel gehoorde zaken die met behulp van technologie aangepakt worden. Vooral in Europa wordt daarbij breder gekeken naar de inzet van technologie voor meerdere onderdelen van een meeting, in plaats van 1 oplossing voor 1 uitdaging per keer in te zetten.

Waarde toevoegen
Steeds meer wordt ook bewust geëvalueerd of en in welke mate die inzet van technologie en andere zaken ook waarde toevoegt. 23% evalueert budgetten en maakt een inschatting van de ROI, terwijl nog eens 28% mensen inzet met de juiste kennis en vaardigheden. 25% leunt sterk op toeleveranciers voor hulp en sturing in dit soort zaken en 53% probeert zo goed als het kan kennis op te doen en op de hoogte te blijven. De bewuste inzet van meeting design, social media en andere technologie moet ook bijdragen aan de lange termijn ROI voor de deelnemers.

Hybride en virtuele meetings zijn welkome aanvulling
De dreiging van een complete online ontmoeting in plaats van face-to-face meetings blijkt zeker geen reële. Volgens het onderzoek zet slechts 3% hybride en virtuele meetings in als volledige vervanging van het live contact. Veel meer bewijst het zich in de praktijk als een wezenlijke aanvulling om face-to-face meetings op een hoger plan te tillen (24%) of om onsite en offsite elementen met elkaar te verbinden (30%). Dat betekent tegelijkertijd dat voor 42% van de ondervraagden hybride en/of virtuele meetings op dit moment (nog) geen rol spelen.

Social media strategie
Waar social media vaak op een voetstuk geplaatst wordt als dé oplossing voor alle/veel meeting gerelateerde zaken, dringt het steeds beter door dat het niet alleen maar gaat om het inzetten/aanbieden ervan, maar dat het om een gedegen plan vraagt voor een effectieve inzet. 25% van de ondervraagden heeft inmiddels een vastgelegde social media strategie voor de meetings en events en 48% omarmt nieuwe mogelijkheden en technologieën.

Bron en download: MeetingMatters.nl / CongresWereld