Planvorming door de organisator of producent

Iedere organisator gaat voor een veilig evenement. Over het algemeen staat veiligheid dan ook hoog op ieders lijstje; vanaf de start van de productie zijn veiligheidswerkzaamheden verweven in het takenpakket van alle betrokkenen. Voor de organisator is het noodzaak om door middel van planvorming goede voorbereidingen te treffen voor optimale veiligheid van personeel en bezoekers. In dit artikel een korte omschrijving van de stappen die te nemen zijn om tot goede planvorming te komen. Waar in het artikel wordt gesproken over de organisator, kan dit ook de producent zijn.

Allereerst voert de organisator aan de hand van bijvoorbeeld de HEV een risicoscan uit van het evenement. Hiermee kan worden achterhaald welke vergunningaanvragen en/of ontheffingsaanvragen moeten worden ingediend. Hierop volgt een uitgebreide risicoanalyse om te achterhalen wat relevante risico’s zijn voor dit evenement en de omgeving. Na een duidelijk beeld van risico’s worden maatregelen genomen om deze risico’s terug te brengen naar een minimum. Ondertussen wordt in samenwerking met private hulpverleners gekeken naar het benodigde aantal beveiligers, medische/ eerstehulpverleners, verkeersregelaars en brandwachten.

Uit deze stappen vloeit bij de meeste producties een veiligheidsplan voort met informatie over de risico’s en maatregelen. Een volledig veiligheidsplan bevat tenminste een onderbouwd beveiligingsplan, medisch plan, ontruimingsplan een verkeers- en vervoersplan. Dit document vormt samen met de vergunningaanvraag de input waarmee de organisator samen met de gemeente het vergunningentraject in gaat.

Tegelijkertijd is het voor de arbo van belang dat er in de planvormende fase ook een Productie Risico Inventarisatie en Evaluatie Rapport (RI&E) wordt gemaakt. Het opstellen van een Productie RI&E is een verplicht arbo-onderdeel en geeft een duidelijk beeld wat veiligheids- en gezondheidsrisico’s zijn voor de medewerkers die worden ingezet bij de totstandkoming van het evenement. Een aandachtspunt is dat er een PRI&E moet worden gebruikt die volledig is afgestemd op de situatie tijdens diverse fases van het evenement. Nog vaak wordt door organisatoren een RI&E gemaakt die alleen voor kantoorsituaties geldt. Dit is echter niet toereikend om een goed beeld te krijgen van de risico’s bij evenementen. Op basis van alle zorg- en veiligheidsdocumenten wordt een BHV-plan omschreven, waarin de BHV-organisatie en haar taken worden omschreven.

Natuurlijk kan het zo zijn dat ondanks deze plannen en voorzorgsmaatregelen een incident plaatsvindt op het evenement. Om hier goed mee om te gaan dient door de organisator al ver van tevoren worden nagedacht over een eventueel nazorgtraject. Ook dit deel van de ‘zorgplicht’ zal in kaart moeten worden gebracht. In het kader van aansprakelijkheid is de organisator immers al snel de aangewezen persoon om antwoorden of oplossingen aan te reiken. Bij gebrek aan duidelijkheid kan de organisator eerder aansprakelijk worden gesteld voor eventuele kosten. Het is dan ook aan te raden om in het voortraject na te denken over verzekeringen en crisiscommunicatie. Als (rest)risico’s en maatregelen vooraf goed in kaart zijn gebracht, kan de organisator met een gerust hart keuzes maken en samenwerken met betrokken overheidsdiensten.

Vijf tips
1. Raadpleeg bij het vinden van de juiste inhoudselementen van het veiligheidsplan deel 3 van de Handreiking Evenementenveiligheid.

2. Baseer het ontruimingsplan en het BHV-plan niet op kantoorsituaties, maar wees realistisch over omstandigheden tijdens evenementen.

3. Leg in de plannen een overzichtelijk schema van taken en verantwoordelijkheden vast. Voorkom misverstanden over coördinatie en aansturing, en zorg dat duidelijk is hoe alle veiligheidsmedewerkers met elkaar in contact staan.

4. Leg in de plannen een overzichtelijk schema van taken en verantwoordelijkheden vast. Voorkom misverstanden over coördinatie en aansturing, en zorg dat duidelijk is hoe alle veiligheidsmedewerkers met elkaar in contact staan.

5. Documenteer alles. Het geeft overheidsdiensten inzicht om de eigen inzet op te baseren en geeft vertrouwen in de voorbereidende werkzaamheden. Ook is het bevorderend voor de evaluatie en kunnen ontbrekende plannen bij incidenten tegen gaan werken.

Bron: Kenniscentrum Evenementenveiligheid (KCEV) / Rob Hermanns, Event producer bij Robiezs