Praktische inzichten en tips voor associatie organisatoren

Veranderingen in de geschenkenregeling bij medische congressen, het versterken van presentaties door goed toepassen van visuele mogelijkheden en slimme tips om je leden te binden en boeien rondom events via social media. Dit waren enkele van de onderwerpen die de revue passeerden tijden het allereerste educatieve symposium van het LAB (Landelijk Associatie Bureau).
In Domus Medica in Utrecht kwamen afgelopen donderdag een kleine vijftig vertegenwoordigers van (para-)medische verenigingen bijeen om geïnspireerd te worden en praktische tips aangereikt te krijgen voor de organisatie van hun congressen.

De impact van de Code Geneesmiddelenreclame (CGR) op medische congressen
De regelgeving over wat wel en niet mag rondom medische congressen houdt al sinds jaar en dag de gemoederen bezig. De huidig Code Geneesmiddelenreclame is via zelfregulering tot stand gekomen en daarmee blijft de overheid op de achtergrond, aldus Janine Galjaard, directeur Keuringsraad KOAG/KAG. Zij gaf een uitgebreide uitleg over de impact van de Code Geneesmiddelenreclame (CGR) op medische congressen.

Sinds het voorjaar (Janine gaf toen in Rotterdam een vergelijkbare presentatie, waar je hier alle ins en outs van de regeling kan lezen) zijn er enkele nieuwe groepen als beroepsbeoefenaren erkend, deelde Galjaard de deelnemers mee. Verder gaf zij de deelnemers inzicht in de werking van de code en hoe hier praktisch mee om te gaan tijdens congressen. Koffie en een broodje mag best voor niet-beroepsbeoefenaren, maar uitgebreide diners bijvoorbeeld niet. Ook adviseerde zij gebruik te maken van (kleur)coderingen op de badges, zodat eenvoudig duidelijk is wie wel en niet toegang hebben tot de expo met de industrie.

Er werd ruim stilgestaan bij sponsoring, die aantoonbaar voor de juiste doelen moet zijn (een batig congressaldo als gevolg van specifieke congressponsoring mag dus niet zomaar in de verenigingspot 'verdwijnen').

Voor 2014 zijn er twee opvallende ontwikkelingen. Zo komt er in GAIA een eenvoudig toetsingsinstrument (via self-assessment) voor de beoordeling van 'gunstbetoon' bij een accreditatieaanvraag voor nascholingen. In eerste instantie wordt een pilot met twee medische verenigingen gestart.

Een andere verandering voor 2014 is de geschenkenregeling. De afspraken op Europees niveau worden nu naar Nederlands beleid vertaald. Wel gaat Nederland op een aantal vlakken iets anders (vrijer) om met de regels. Zo zijn met logo’s bedrukte pennen als functioneel schrijfmateriaal in de zaal wel ok, maar diezelfde pennen in een grote pot op de stand van de farmaceut zijn cadeautjes en als zodanig niet toegestaan.

Behandel elke generatie zoals die behandeld wil worden
Trendwatcher Herman Konings (nXt) spiegelde als gepassioneerde Vlaming/Antwerpenaar en theoretisch psycholoog de aanwezigen in rap tempo de verschillen en overeenkomsten tussen alle generaties die we vandaag (en morgen) op congressen aantreffen. Zijn spitsvondige en rake constateringen gaven een goed beeld van de bijzonderheden en eigenaardigheden van elke generatie en hoe organisatoren hier op in kunnen spelen tijdens hun congressen. Nieuwe generaties zijn anders grootgebracht en hebben andere denkpatronen meegekregen. Dit vertaalt zich ook naar andere behoeften ten aanzien van educatie en netwerken. Enkele opvallende uitspraken en constateringen:

• "Babyboomers zijn mensen die jong willen sterven, maar graag zo laat mogelijk"
• Een generatie kan je niet alleen op leeftijd beoordelen. De 30-er van nu heeft heel andere behoeften en verwachtingen dan de 30-er van twintig jaar geleden
• De Babyboomer is weliswaar een 50-er, maar benader ze vooral alsnog ze 30-er zijn
• Forward to basics (i.p.v. back to basics) - intuïtieve technologie doet volop intrede, en daarbij geldt de '0-1-2-3-norm' (0 geen handleiding, 1 aan/uitknop, 2 keuzemogelijkheden, 3 seconden om een antwoord te krijgen)
• Krimpende Tijdsbudgetten (steeds minder vrij besteedbare tijd) (60% in West-Europa zit tegenwoordig in de kennis en diensteneconomie. Dit betekent meer en langer werken, netwerken, conference calls, vergaderen etc.). Dit zal in volgende jaren alleen maar meer worden (tenzij je het terugbrengt via oplossingen die tijd teruggeven, zoals de zelfsturende auto)
• Logoff friday (ook twintigers en dertigers, de digitale generatie, vindt het geweldig om af en toe even te kunnen ontsnappen aan de bits en bites)
• Via een eenvoudige matrix maakte Konings de invloed van factoren tijd en geld voor de verschillende generaties duidelijk:
  • 70+ veel tijd/weinig geld (de healthcare generatie)
  • 50-70 veel geld en tijd (de wealthcare generatie)
  • 35-50 veel geld/weinig tijd (de wellcare generatie)

Meer deelnemers door effectieve presentaties
Michel Buchner van LIVELAB verzorgde met zijn organisatie al vele spraakmakende events. Centraal in al deze events staan uiteraard de doelstellingen, die zij via sterke ‘look & feel’ extra kracht bij proberen te zetten. Inhoud wordt vertaald naar vorm, sfeer, focus, humor, wij-gevoel en uitstraling. Een waardevolle tip is om iemand verantwoordelijk te maken voor het bewaken van de inhoud, zodat wensen en verwachtingen goed gemanaged kunnen worden en ego’s tegen zichzelf beschermd.
Buchner benadrukt ook het belang om met juiste stakeholders aan tafel te zitten (dat is de snelste manier om je event op de rit te krijgen).

Enkele tips ten aanzien van vorm en sfeer (er is vaak met eenvoudige aanpassingen veel te doen om aantrekkelijkheid van congresmateriaal zoals posters te vergroten), focus (breng deelnemers al bij binnenkomst in de juiste mindset via bijvoorbeeld passende inloopmuziek. Speel daarnaast met licht en geluid) en humor (een beetje ‘lucht’ is altijd goed, maar ga er wel zorgvuldig mee om).
Zijn devies: "Organiseer en creëer bewust, laat het groeien en een beetje theater en magie kan geen kwaad."

Maak social media praktisch toepasbaar en effectief voor je congres
Voor de laatste presentatie deed Gerrit Heijkoop (How Can I be Social) nog even een realiteitscheck met de deelnemers: Met 91% van de mensen inmiddels op een of andere manier actief op social media, is het niet meer de vraag 'of', maar 'hoe' je sociale media voor je congres inzet.

Belangrijk advies van Gerrit: Technologie doet niet ter zake (uiteindelijk moet je natuurlijk wel keuzes maken), het gaat om hoe je waarde kan toevoegen voor je doelgroep!

Enkele praktische adviezen:

• Via smartphone met camera kan alles vandaag de dag heel eenvoudig de wereld over (en we delen van nature graag). Denk dus na hoe je wil dat jouw congres de buitenwereld in gaat.
• Maak social media relevant (voorkom informatie overload, maar help je deelnemers met relevante informatie en maak het ze makkelijk).
• Deel vooraf bijvoorbeeld wie er komen en maak het ze makkelijk door via 'social login' al veel bestande gegevens in 1x in te lezen.
• Help je deelnemers ook onsite op weg (bijvoorbeeld met een 'helpdesk' voor social media) en creëer momentum (de chairman tijdens een congres gaf on stage met een tweet het goede voorbeeld)

Onder het motto 'Why stay local, when you can go global' deelde Gerrit een concreet voorbeeld van de ICCA-workshop 'bidding for associations'. Hieruit bleek hoe een hybride event krachtig neergezet kan worden en zeker geen kannibalisme voor je fysieke event hoeft te zijn, maar kan zorgen dat je een groter deel van je leden kan bereiken en wellicht nieuwe inkomstenbronnen kan aanboren.

Bron: CongresWereld