Praktische tips voor de laatste btw-aangifte van het jaar

Bij de laatste btw-aangifte van het jaar is er veel te winnen voor ondernemers. Ook bij je eindejaarsafrekeningen speelt de btw een grote rol. Btw-specialist Martin van Kempen (MVK Vat Services) geeft praktische tips om het jaar goed af te sluiten.

Btw-rondrekening
In sommige landen moet een afsluitende jaaraangifte worden ingediend. In Nederland hoeft dat niet, maar bij het opstellen van de jaarcijfers is het maken van een btw-rondrekening over het hele jaar heel belangrijk. Dan kunnen geconstateerde fouten nog in de laatste btw-aangifte of in een suppletieaangifte - als de correctie aanmerkelijk is - worden aangegeven.

Eindafrekeningen
In de laatste aangifte moeten ook de nodige eindafrekeningen worden opgemaakt. Ik noem de belangrijkste:

• Auto
  De jaarlijkse correctie van de voorbelasting voor privé gebruik zakenauto. Let op: ook moet een correctie worden aangegeven voor de elektrische voertuigen waarvoor geen bijtelling in de IB (inkomstenbelasting) bestaat. De correctie bedraagt voor alle auto’s 2,7 procent van de cataloguswaarde tenzij de auto is aangeschaft zonder dat btw in rekening werd gebracht (bijvoorbeeld een marge auto of de auto gekocht van een particulier). Dan mag worden volstaan met een correctie van 1,5 procent van de cataloguswaarde. Een kilometeradministratie om aan te tonen dat er per jaar minder dan 500 km privé is gereden werkt alleen als er geen of nauwelijks sprake is van woon-werkverkeer. Dit woon-werkverkeer behoort voor de btw immers tot het privé gebruik.
   
• BUA: besluit uitsluiting aftrek
  Voor diverse personeelsuitgaven geldt dat de btw aftrekbaar is als de waarde van de totale verstrekkingen inclusief btw niet hoger zijn dan 227 euro op jaarbasis per personeelslid/belanghebbende. Dat vraagt vaak om een gedetailleerde berekening waarin moeten worden meegenomen - indien van toepassing – het kerstpakket, het personeelsfeest, het jubileumgeschenk, het aandeel van de kantinekosten voor zover de kostprijs niet wordt gedekt, etc. Op de website van de Belastingdienst zijn meer details te vinden.
   
• Pro rata
  Verricht uw bedrijf zowel btw belaste als van btw vrijgestelde prestaties (is iets anders dan prestaties tegen nultarief!) dan moet voor het terugvorderen van voorbelasting steeds een keuze worden gemaakt: bij directe kosten voor belaste prestaties bestaat volledige aftrek, bij directe kosten voor vrijgestelde prestaties bestaat in het geheel geen recht op aftrek en voor de indirecte algemene kosten bestaat een pro rata aftrek. De pro rata is in het algemeen de verhouding tussen belaste omzet en totale omzet en wordt naar boven afgerond op het hele procent. Dit pro rata percentage moet ieder jaar opnieuw bepaald worden. Het jaar wordt meestal gestart op basis van de pro rata van het voorafgaande jaar en einde jaar wordt opnieuw de pro rata berekend. Als deze afwijkt van het gehanteerde percentage moet correctie plaatsvinden naar het nieuwe percentage. Dit nieuwe percentage vormt het startpercentage voor het nieuwe jaar mits de omstandigheden gelijk blijven.
   
• Herziening
  Bedrijfsmiddelen worden voor de btw een aantal jaren gevolgd. Roerende zaken gedurende 4 jaar na het jaar van aanschaf en onroerende zaken 9 jaar na aanschaf en ingebruikneming. Bij aanschaf wordt de btw verrekend naar het dan bestaande aftrekrecht. Stel dat er 100 procent aftrekrecht bestaat. Als de omstandigheden de komende jaren niet wijzigen gebeurt er verder niets. Wijzigen de omstandigheden wel en ontstaat er een pro rata of wijzigt de pro rata meer dan 10 procent dan zijn er wel gevolgen. Voor roerende goederen geldt dat de gerealiseerde aftrek gedurende 4 jaar na het jaar van aanschaf wordt gevolgd. Jaarlijks wordt van 20 procent van het btw bedrag getoetst of er additioneel moet worden afgedragen (terugbetaald) of nog kan worden teruggevorderd. Voor onroerende zaken gebeurt dat gedurende 9 jaar na aanschaf waarbij een btw belaste levering plaats vond.
   
• Onroerende zaken
  Ben je in 2014 eigenaar geworden van een onroerende zaak of huurder geworden waarbij is geopteerd voor btw belaste verhuur, dan moeten verklaringen worden afgelegd omtrent het btw gebruik van de onroerende zaak. Als je onderverhuurt moet je checken of daarbij voor de btw de juiste keuzes zijn gemaakt. Immers een btw vrijgestelde onderverhuur kan je belaste huur aantasten.
   
• BTW op horecabestedingen
  Btw op eten en drinken in een horecagelegenheid is niet aftrekbaar. Bij een zakelijke hotelovernachting mag de btw alleen op het logies, maar niet op ontbijt en ander privé verteer worden teruggevorderd.

In december al voorbereiden
De laatste btw-aangifte van 2014 moet voor 31 januari 2015 worden ingediend en betaald. Maar wacht niet te lang met het maken van de berekeningen. Een groot deel van deze berekeningen kun je over het algemeen al in december voorbereiden zodat je in januari volgend jaar je handen meer vrij hebt voor andere belangrijke zaken behorende tot de jaarafsluiting. Zorg er in ieder geval voor dat de af te dragen of te vorderen btw per afsluitingsdatum aansluit bij de gedane btw-aangiften in 2014.

Bron: MKB Servicedesk