Reiskostenvergoeding tijdens de coronacrisis

Als je werknemers die langdurig of veelvuldig thuiswerken vanwege de coronacrisis, kun je reiskosten betalen maar dat hoeft niet. Let wel op de fiscale consequenties!
 
Declaraties
Als een werknemer op basis van een declaratie de reiskosten vergoedt krijgt, hoef je als werkgever geen reiskosten te vergoeden als de werknemer niet heeft gereisd. Werknemers die minder werken vanwege werktijdverkorting of onder het Noodfonds overbrugging werkgelegenheid of in quarantaine zitten krijgen dus geen reiskostenvergoeding meer.
 
Vaste vergoeding
Als er sprake is van een vaste reiskostenvergoeding, dan is er een bijzondere regel bij langdurige afwezigheid; je mag als werkgever dan tijdens maximaal 6 aaneensluitende weken de vaste vergoeding doorbetalen. Als je verwacht dat de werknemer langdurig afwezig is, dan mag je dus de vaste onbelaste reiskostenvergoeding nog uitbetalen tijdens de lopende en de eerstvolgende kalendermaand. Maar komt de werknemer weer naar het werk, dan mag je pas weer reiskostenvergoeding betalen vanaf de maand ná de maand waarin de werknemer weer gaat werken.
 
Vaste onbelaste reiskostenvergoeding voor werknemers in quarantaine
Voor het geven van een vaste onbelaste reiskostenvergoeding voor werknemers in quarantaine gelden de volgende voorwaarden:

• De werkgever moet het bedrag van de vrijstellingen aannemelijk maken.
• De werkgever omschrijft elke vrijstelling en geeft een schatting van het bedrag.
• De werkgever geeft aan uit welke bedragen de vaste kostenvergoeding is opgebouwd.
• De werkgever onderbouwt de vergoeding met een onderzoek vooraf naar de werkelijk gemaakte kosten en herhaalt dit als de Belastingdienst daarom vraagt of als de omstandigheden wijzigen.
• De werkgever wijst de vergoeding aan als eindheffingsloon.

Bekijk ook het Handboek loonheffingen, artikel 21.1.2 Vaste vergoeding.