TIP! - Checklist Eventlocatie kiezen

De locatie bepaalt voor een groot deel de uitstraling en sfeer van je evenement. Je kunt dus rustig stellen dat de locatie een evenement kan maken of kraken.

De ideale locatie houdt rekening met alle factoren die het succes van je evenement bepalen. Onderstaande checklist is een handig instrument om af te checken of die gedroomde locatie echt geschikt is voor je evenement.

Checklist locaties

• Roept de locatie de juiste sfeer bij je op? Kan en mag je voldoende aanpassingen doorvoeren om de juiste uitstraling te bereiken?
• Is de locatie goed bereikbaar? Is de ligging van de locatie centraal en de gemiddelde reistijd voor je gasten aanvaardbaar?
• Overschrijd je mogelijk de maximumcapaciteit? Is de indeling van de verschillende ruimtes gunstig?
• Zijn er genoeg aparte break-outruimtes om parallelle sessies te organiseren?
• Is er genoeg parkeergelegenheid bij de locatie zelf of elders in de omgeving? Kun je indien nodig een pendeldienst inzetten?
• Is de locatie toegankelijk voor mindervaliden? Is het toilet met een rolstoel bereikbaar? Zijn er hindernissen, zoals trappen? Is er een lift?
• Zijn er voldoende toiletten? Per 75 gasten reken je een toilet. Denk ook aan toiletdames. Ga na of de toiletten niet tot geuroverlast in de zaal kunnen leiden, want dat kan erg storend zijn.
• Is er een vestiaire? Of is er eventueel een ruimte die je kunt omtoveren tot vestiaire?
• Zijn er faciliteiten voor de catering (keuken) aanwezig?
• Ben je verplicht om gebruik te maken van vaste leveranciers voor techniek, catering, decoratie enzovoort?
• Kun je gebruik maken van aanwezige tafels, stoelen … van de locatie? Of moet je deze via een verhuurbedrijf regelen?
• Beschikt de locatie over eigen audiovisuele voorzieningen en geluidstechniek?
• Heeft de locatie een goede akoestiek? Is er storend lawaai in de omgeving van de locatie?
• Is het stroomnet voorzien op zwaar verbruik van elektriciteit? Of moet je bijkomende aggregaten laten plaatsen?
• Is er (stromend) water? Zijn er mogelijkheden voor een tijdelijke aan- en afvoer?
• Zijn er kleedkamers voor personeel en artiesten? Zijn ze uitgerust met spiegels, kleerhangers …?
• Is er een maximaal toegelaten geluidsvolume of een sluitingsuur waar je rekening mee moet houden?
• Is er voldoende verwarming en/of airconditioning? Als de gasten binnenstromen, warmt een ruimte vaak (te) snel op.
• Informeer naar de mogelijkheden voor de op- en afbouw van je evenement. Je kunt de locatie hiervoor meestal een of meerdere dagen extra afhuren tegen een gunstig tarief.
• Is de draagkracht van de dakconstructie voorzien om zware trussing te takelen? Zijn de plafonds voldoende hoog?

Meer over dit onderwerp en tal van andere tips over het organiseren van evenementen vind je in het boek EVENTS.

Bron: Eventplanner.be/.nl