Update WKR & bedrijfsfeesten: vragen en antwoorden van de Belastingdienst

De Belastingdienst heeft op haar website maar liefst 77 vragen en antwoorden geplaatst over de werkkostenregeling. BDO, preferred supplier van CLC-VECTA, heeft de vragen en antwoorden samengevoegd in één document. Een aantal antwoorden verschaft helderheid en bevat versoepelingen of tegemoetkomingen. Desondanks zijn daarmee niet alle vragen uit in de praktijk beantwoord; bij een aantal antwoorden plaatsen ze kanttekeningen. Het is maar zeer de vraag of het antwoord in alle gevallen juist is. Soms willen we die welwillend accepteren - de uitleg van de Belastingdienst is immers ruimer dan de wet - maar soms is ook van het tegendeel sprake.

Bedrijfsfeestjes en -activiteiten
De onduidelijkheid over het bedrijfsuitje blijft nog steeds bestaan. Maar aan de hand van onderstaande 11 praktijkvragen en bijbehorende antwoorden over bedrijfsfeestjes en -activiteiten, ontstaat toch weer wat meer inzicht.

Ik huur de 1e verdieping van een pand in een bedrijfsverzamelgebouw waarin meerdere werkgevers zitten. Op 1 van de verdiepingen is een gezamenlijke ruimte waarvan alle huurders (kosteloos) gebruik kunnen maken. Als ik een feest organiseer in deze ruimte, geldt de nihilwaardering voor personeelsfeesten op de werkplek dan ook?
Als je deze ruimte bij de werkplek reserveert, ben je daar waarschijnlijk verantwoordelijk voor en hoort deze als algemene ruimte bij de werkplek. Dan geldt de nihilwaardering ook voor deze ruimte (zie paragraaf 20.2.1 van het 'Handboek Loonheffingen 2015').

Ik organiseer een 3-daagse reis naar Barcelona voor al mijn personeel om het bedrijfsjubileum te vieren. Is dit belast loon voor mijn werknemers?
Zo'n reis heeft overwegend een consumptief karakter en de factuurwaarde (inclusief btw) is belast loon. Je kunt dit loon aanwijzen als eindheffingsloon (zie paragraaf 4.2 en 20.2.3 van het 'Handboek Loonheffingen 2015').

Ik organiseer een personeelsfeest op de werkplek. Naast hapjes en drankjes is er ook een lopend buffet. Is er sprake van belast loon voor mijn werknemers?
Voor de consumpties geldt een nihilwaardering. Bij een lopend buffet is sprake van een maaltijd. Hiervoor reken je € 3,20 tot het loon. Je kunt dit loon aanwijzen als eindheffingsloon (zie paragraaf 4.2 en 20.2.3 van het 'Handboek Loonheffingen 2015').

Ik organiseer een teamuitje op een externe locatie. De partners van mijn werknemers zijn ook uitgenodigd. Is de deelname van de partner belast loon voor mijn werknemer?
Ja. Bij een teamuitje met partners staat niet het zakelijke karakter voorop. De deelname van de werknemers én die van de partners vormt loon. Je kunt de kosten van de deelname ook aanwijzen als eindheffingsloon (zie paragraaf 4.2 van het 'Handboek Loonheffingen 2015'.

Ik organiseer een teamuitje voor mijn personeel. De werknemers gaan met elkaar paintballen van 14.00 tot 17.00 uur en dineren tussen 18.00 en 20.00 uur. Is er sprake van belast loon voor de werknemers?
Bij de beoordeling van het karakter van een extern gehouden activiteit is de invulling van het totale programma doorslaggevend. Overheerst het zakelijke karakter, dan geldt voor de totale kosten van de activiteit de gerichte vrijstelling voor kosten van tijdelijk verblijf en reiskosten. Een teamuitje heeft normaal een consumptief karakter en is dan belast loon. Bij paintballen is dat zeker het geval. De kosten van het paintballen en het diner zijn dan belast loon. Je kunt dit loon aanwijzen als eindheffingsloon (zie paragraaf 4.2, 20.1.2 en 20.2.3 van het 'Handboek Loonheffingen 2015').

Onder omstandigheden kan het consumptieve karakter bij een teamuitje ontbreken, zoals bij een bezoek van zorgmedewerkers aan een zorgboerderij.

Ik organiseer een zakelijk evenement voor mijn zakenrelaties. Ook mijn werknemers nemen hieraan deel. Moet ik iets bij hun salaris tellen?
Nee. Bij een evenement waarvan het zakelijk karakter overheerst en het feestelijke karakter niet meer dan bijkomstig is, hoef je niets tot het loon te rekenen. De kosten van het evenement zijn kosten van tijdelijk verblijf en de vergoeding daarvoor is gericht vrijgesteld. Een voorbeeld daarvan is een seminar, dat wordt afgesloten met een hapje en een drankje.

Ik organiseer ieder jaar extern een nieuwjaarsbijeenkomst voor mijn personeel. Hierin kijk ik terug op het afgelopen jaar en zet ik het toekomstige beleid uiteen voor het nieuwe jaar. Na afloop is er een hapje en een drankje en kunnen collega’s elkaar een gelukkig nieuwjaar wensen. Is er sprake van belast loon voor mijn werknemers?
Bij de beoordeling van het karakter van een extern gehouden activiteit is de invulling van het totale programma doorslaggevend. Overheerst het zakelijke karakter, dan geldt voor de totale kosten van de activiteit de gerichte vrijstelling voor kosten van tijdelijk verblijf en reiskosten. Een nieuwjaarsbijeenkomst heeft normaal een overwegend consumptief karakter en dus zijn de kosten daarvoor belast loon. Afhankelijk van het programma en de duur van de onderdelen kan dit anders zijn. Of dit bij jou het geval is, kun je navragen bij jouw belastingkantoor.

Ik organiseer regelmatig ontbijtsessies op een externe locatie waarin de directie mededelingen doet aan het personeel. Vormt dit belast loon voor de werknemer?
Bij de beoordeling van het karakter van een extern gehouden activiteit is de invulling van het totale programma doorslaggevend. Overheerst het zakelijke karakter, dan geldtvoor de totale kosten van de activiteit de gerichte vrijstelling voor kosten van tijdelijk verblijf en reiskosten. Als de ontbijtsessie vooral een zakelijk karakter heeft, geldt de gerichte vrijstelling voor kosten van tijdelijk verblijf (zie paragraaf 20.1.3 van het 'Handboek Loonheffingen 2015'). Dit betekent dat je de eventuele reiskosten tot € 0,19 per km onbelast mag vergoeden en dat het ontbijt geen belast loon is.

Ik organiseer voor mijn werknemers een externe studiedag van 9.00 tot 17.00 uur met aansluitend een groot feest, een lopend buffet en een optreden van een beroemd artiest. Kan ik dit onbelast doen?
Als je de activiteit extern houdt, is de invulling van het programma doorslaggevend bij de beoordeling van het karakter en of je dit onbelast kunt doen. Studiedagen zijn gericht vrijgesteld. De lunch en de reiskosten maken daarvan deel uit en kun je daarom ook onbelast verstrekken (zie paragraaf 20.1.4 en 20.1.2 van het 'Handboek Loonheffingen 2015'). Het feest is zonder meer een aparte activiteit en heeft vooral een consumptief karakter. De kosten van dit feest zijn loon voor jouw werknemers. Je kunt dit loon als eindheffingsloon aanwijzen. Het gaat hierbij om de kosten voor het lopende buffet, het optreden van de beroemde artiest en eventuele andere consumpties.

Is een vrijdagmiddagborrel op kantoor belast?
Nee, voor consumpties op de werkplek geldt een nihilwaardering (zie paragraaf 20.2.3 van het 'Handboek Loonheffingen 2015').

Om de samenwerking te bevorderen neem ik al mijn werknemers mee op een skivakantie van een week. Is deze reis belast loon voor de werknemers?
Zo'n reis heeft vooral een consumptief karakter. De factuurwaarde (inclusief btw) is belast loon. Je kunt dit loon aanwijzen als eindheffingsloon (zie paragraaf 4.2 en 20.2.3 van het 'Handboek Loonheffingen 2015').

Bron: BDO Nederland