Vermijd een 'mobile meltdown' op jouw event

Welke deelnemer komt nog zonder smartphone, tablet of laptop naar je congres of event? De meeste congresgangers komen al bellend, sms’end, mailend of chattend binnen en rekenen erop online te blijven tijdens het congres. Hoeveel bandbreedte heb je nodig om al je gasten een feilloze verbinding te garanderen?

iBAHN, een internationale provider van bandbreedte voor de horeca- en eventsector, onderzocht de toenemende vraag naar bandbreedte tijdens events en congressen. In de whitepaper 'Connectivity can make or break your conference or event - how can you plan a successful event and protect your ROI?' waarschuwt de provider voor een 'mobile meltdown': het mobiele verkeer dat volledig vastloopt tijdens grote bijeenkomsten. Daarnaast formuleert iBAHN enkele adviezen voor meeting- en eventprofessionals over hoe een dergelijke meltdown te voorkomen én geven ze 5 'must haves' voor een succesvolle planning voor de connectiviteit op je event.

Mobiele devices, om het met een duur woord te zeggen, zijn niet meer weg te denken uit ons dagelijkse leven. Onderzoeksbureau Gartner Group voorspelt dat eind 2012 honderd miljoen iPads over de toonbank zullen gegaan zijn. En dat zijn dan alleen nog maar de iPads...

Tegenwoordig hebben deelnemers vaak twee of drie mobiele devices (laptops, tablets, smartphones) bij en willen ze met al hun apparaten online. Ze willen deelnemen aan het event en tegelijkertijd online blijven communiceren, zakelijk en privé, met de rest van de wereld.

Maar ook evenementorganisatoren zelf, hebben een steeds grotere behoefte aan bandbreedte. Ze connecteren met virtuele deelnemers, delen live content, streamen video’s en gebruiken sociale media om deelnemers die niet fysiek aanwezig zijn, te betrekken.

Wil je deze nieuwe behoeften begrijpen en faciliteren, heb je als eventplanner een nieuwe rol te vervullen. Vroeger kon je redelijk goed inschatten hoeveel bandbreedte je nodig had omdat die capaciteit gerelateerd was aan het aantal deelnemers. Als je voldoende WIFI toegangspunten voorzag, had je in principe geen probleem. Tegenwoordig kom je met die rekensom niet ver. Enerzijds weet je niet hoeveel devices deelnemers gebruiken om verbinding te maken. Anderzijds kan je ook steeds moeilijker het verbruik inschatten: willen ze enkel sms'en of hun e-mail checken? Of willen ze ook foto’s en video's up- of downloaden?

iBAHN adviseert meeting professionals om vooral te kijken naar de hoeveelheid data die gelijktijdig moet doorgevoerd worden tijdens het event. Het komt erop aan om voor de start van je event het juiste niveau van bandbreedte in te schatten. Daarvoor heb je een grondige kennis nodig van de wensen en het gedrag van de verschillende groepen deelnemers en van de momenten waarop ze internet nodig hebben: sprekers, deelnemers, congresmedewerkers, exposanten en sponsors, aanwezige media, C-level en high-touch deelnemers en deelnemers 'op afstand'. De provider onderstreept ook hoe belangrijk het is om de capaciteit van de WIFI toegangspunten te checken. Oudere installaties zijn immers niet altijd aangeapst voor bijvoorbeeld iPads.

De 5 'must haves' voor eventplanners

1. Exclusieve bandbreedte
Deelnemers zijn niet bereid om bandbreedte te delen. Eventplanners vragen dan ook bandbreedte die exclusief toegewezen is voor het verbruik van deelnemers aan hun event. Die behoefte zal de komende jaren groeien van 20Mbs over 50 Mbs tot 100Mbs en meer. Als alternatief zou je de toegewezen bandbreedte kunnen variëren naargelang de ruimte of het moment. Zo heeft bijvoorbeeld de persruimte een capaciteit van 25Mbs nodig, terwijl de deelnemers in de zaal 50Mbs vragen en andere zalen die minder worden bezocht, mogelijk met 20Mbs genoeg hebben.

2. Naadloze VPN-connectiviteit
Congresdeelnemers eisen volledige toegang tot hun bedrijfsnetwerk en complete bescherming van hun documenten. Ze verwachten dezelfde netwerkervaring als in hun werkomgeving. Het is dan ook uiterst belangrijk dat het tijdelijke netwerk dezelfde kwaliteit en stabiliteit biedt als het bedrijfsnetwerk waarmee deelnemers gewend zijn te werken.

3. Private en Custom SSID / Virtual Local Areas Network (VLAN)
Als eventplanner vraag je best een tijdelijk privaat en beveiligd virtueel netwerk dat aansluit op je bedrijfsnetwerk. Dit is veel productiever en je hebt minder tijd nodig om te leren werken met het tijdelijke netwerk. Dit ligt in lijn met de creatie van verborgen of private netwerken voor missiegevoelige of bedrijfskritische onderdelen van het evenement.

4. Mobiel online in de hele locatie
Een populaire vraag van deelnemers is om overal in de locatie online te zijn, of ze zich nu in de hal, in de vergaderzalen, in de bar of in het restaurant bevinden. Dit geldt voor alle mobiele devices (laptops, tablets, smartphones) die ze bij hebben. Elk succesvol event voorziet dat deelnemers overal online kunnen zijn om content te delen of toegang te hebben tot hun persoonlijke en zakelijke informatie via de Cloud op elk van hun devices.

5. De verhouding deelnemer - device
Het voorbije jaar is het gebruik van verschillende devices per deelnemers sterk toegenomen. iBAHN concludeerde dat deelnemers ten minste twee mobiele devices gebruikten (laptop en smartphone) en dat de tablet aan een grote opmars bezig is. Zo moet je rekenen dat 100 deelnemers mogelijk 250 toestellen gebruiken die bandbreedte nodig hebben voor draadloze verbindingen op heel de locatie van je event. Vooral in de ruimtes waar breaks en pauzes plaatsvinden, moet je die capaciteit kunnen voorzien.|

Bron: iBAHN