Voorgestelde wijzigingen werkkostenregeling

De werkkostenregeling wordt verplicht per 1 januari 2015. Daarnaast is in het Belastingplan 2015 een aantal wijzigingen voorgesteld met betrekking tot de werkkostenregeling. Deze wijzigingen (zie onder) moeten deels nog worden uitgewerkt in de definitieve Uitvoeringsregeling Loonbelasting 2011.

Verlaging van de vrije ruimte

• Beperkte en strikte vorm van het noodzakelijkheidscriterium;
• Omzetting van een aantal werkplek gerelateerde voorzieningen in gerichte vrijstellingen;
• Herinvoering van een regeling voor onbelaste personeelskortingen;
• Invoering van een nieuwe en eenvoudigere afrekensystematiek;
• Introductie van een concernregeling voor de werkkostenregeling;
• Buitenlandse boetes.

Verlaging van de vrije ruimte
Om een aantal van de voorgestelde wijzigingen te kunnen financieren is voorgesteld de vrije ruimte te verlagen van 1,5% tot 1,2% van de fiscale loonsom. Dit betekent dat voor veel werkgevers de werkkostenregeling minder goed uitpakt, ook in samenhang met de andere veranderingen.

Beperkte en strikte vorm noodzakelijkheidscriterium
Voor gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur - die naar het redelijke oordeel van de inhoudingsplichtige noodzakelijk zijn voor de behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking, met inbegrip van het bijbehorende datatransport en de voor het gebruik in het kader van dienstbetrekking benodigde programmatuur en dergelijke - is voorgesteld dat deze onbelast vergoed, verstrekt of ter beschikking gesteld kunnen worden mits deze noodzakelijk zijn voor de uitoefening van de dienstbetrekking.

Noodzakelijk wordt in dit verband uitgelegd als “zonder meer nodig”. Zonder meer nodig betekent dat zonder de voorziening de dienstbetrekking niet goed kan worden uitgeoefend en impliceert dat de voorziening in ieder geval daadwerkelijk bij de uitoefening van de dienstbetrekking gebruikt wordt. Gebruikt de werknemer de voorziening niet meer, dan dient deze aan de werkgever terug te worden gegeven (of tegen de restwaarde daarvan te worden gekocht of vergoed). De omvang of de intensiteit van het gebruik is indicatief, maar op zichzelf beschouwd niet doorslaggevend. Aan het voldoen van de toets staat niet in de weg dat veel werk in theorie ook mogelijk zou kunnen zijn zonder de betreffende voorziening of met een andere voorziening. Waar het om gaat is dat de inhoudingsplichtige zich in redelijkheid op het standpunt kan stellen dat de voorziening zonder meer nodig is voor de behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking en dus overtuigend gericht is op een optimale bedrijfsvoering.

Als de werknemer werkzaamheden verricht in de functie van bestuurder of commissaris van de inhoudingsplichtige dan geldt een verzwaarde bewijslast: de inhoudingsplichtige moet aannemelijk maken dat de voorziening een voor de behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking van de desbetreffende werknemer gebruikelijke voorziening is.

De vrijstelling geldt eveneens niet als de werknemer in ruil voor de verstrekking etc. afziet van een ander beloningsbestanddeel, zoals (overwerk)loon of verlof en/of als de werknemer een budget krijgt voor de uitoefening van zijn dienstbetrekking en daar vrijelijk over kan beschikken.

De introductie van het noodzakelijkheidscriterium vonden wij in eerste instantie een goede zaak. Er wordt geen onderscheid meer gemaakt tussen vergoeden, verstrekken en ter beschikking stellen. Bovendien is het noodzakelijkheidscriterium ook van toepassing op bovenbedoelde voorzieningen die niet op de “werkplek” worden gebruikt, maar bijvoorbeeld alleen in de woning van de werknemer. Maar de verscherping van het noodzakelijkheidscriterium (noodzakelijk is gelijk aan zonder meer nodig) betekent naar onze mening dat er (veel vaker) discussie zal ontstaan met de fiscus. Dat zal des te meer het geval zijn bij de directeur (groot) aandeelhouder die aan zal moeten tonen dat de voorziening “gebruikelijk” is.

Omzetting werkplek gerelateerde voorzieningen in gerichte vrijstellingen
Een aantal zaken die nu (mede) op de werkplek ter beschikking wordt gesteld mag vanaf volgend jaar ook belastingvrij vergoed of verstrekt worden. Volgens de gepubliceerde concept 'Uitvoeringsregeling Loonbelasting' zit het in de eerste plaats op Arbovoorzieningen, waarbij de vrijstelling ook geldt als de voorziening wordt gebruikt of verbruikt op elke plek waar uitvoering wordt gegeven aan het Arbobeleid van de werkgever. Daarnaast komt er een vrijstelling voor “hulpmiddelen” die voor tenminste 90% zakelijk worden gebruikt, en ook op een plek buiten de feitelijke werkplek (waar Arboverplichtingen voor de werkgever gelden) kunnen worden gebruikt.

Let op! Een zeer belangrijk knelpunt in de huidige werkkostenregeling wordt niet aangepakt: het parkeren bij de werkplek met een privé auto. Als de werkgever op de parkeerplek geen verplichtingen uit hoofde van de Arbowet heeft, dan loopt hij het risico 80% belasting te moeten betalen over die parkeerplek.

Herinvoeringregeling onbelaste personeelskortingen
Onder de huidige werkkostenregeling geldt geen belastingvrije kortingsregeling meer voor producten en diensten uit het eigen bedrijf. In het Belastingplan 2015 wordt voorgesteld deze wel weer in te voeren per 2015. De werkgever mag dan weer belastingvrij 20% korting geven op de waarde in het economische verkeer van branche-eigen producten of diensten. Dit kan dan weer tot maximaal € 500 per jaar.

Invoering nieuwe en eenvoudigere afrekensystematiek
De afrekensystematiek wordt sterk vereenvoudigd. De inhoudingsplichtige die de vrije ruimte overschrijdt, hoeft pas af te rekenen bij de eerste aangifte of afdracht over het eerste tijdvak in het nieuwe kalenderjaar. Eerder afdragen mag overigens ook.

Introductie concernregeling
De werkkostenregeling mag (maar hoeft niet) vanaf 2015 ook op concern niveau worden toegepast. De eventueel te betalen belasting wordt aangegeven en afgedragen door de tot het concernverband behorende inhoudingsplichtige met het grootste bedrag aan loon waarover in het kalenderjaar loonbelasting is betaald. Iedere individuele inhoudingsplichtige is hoofdelijk aansprakelijk voor de gehele schuld als die inhoudingsplichtige de eindheffing niet of niet geheel voldoet.

Een inhoudingsplichtige behoort tot een concern als gedurende heel het kalenderjaar:

• de inhoudingsplichtige voor ten minste 95% belang heeft in een andere inhoudingsplichtige of
• die andere inhoudingsplichtige voor ten minste 95% belang heeft in de inhoudingsplichtige of
• een derde voor ten minste 95% belang heeft in de inhoudingsplichtige, terwijl deze derde tevens voor ten minste 95% belang heeft in die andere inhoudingsplichtige.

De concernregeling gaat ook gelden voor stichtingen en verenigingen die het gehele jaar zo met elkaar verweven zijn dat zij in financieel, organisatorisch en economisch opzicht een eenheid vormen.

Buitenlandse boetes
Vanaf 1 januari 2015 gaat gelden dat (ook) door buitenlandse autoriteiten opgelegde boetes (conform de Nederlandse) niet meer in de vrije ruimte kunnen worden ondergebracht of met eindheffing kunnen worden belast.

Conclusie
De voorgestelde veranderingen van de werkkostenregeling bevatten enkele verbeteringen, maar BDO verwacht ook dat een aantal werkgevers erop achteruit zal gaan, zowel ten opzichte van de oude regels als ten opzichte van de huidige werkkostenregeling.

Bron: BDO Nederland