Werkkostenregeling onduidelijk voor bedrijfscatering

Per 1 januari 2015 is de werkkostenregeling (WKR) voor werkgevers gewijzigd. Leuker kunnen we het niet maken, makkelijker ook niet. De gevolgen van de WKR voor de bedrijfscatering zijn nog lang niet voor iedereen duidelijk.

Wat betekent de WKR-regeling precies?
Onder de WKR mag maximaal 1,2% van het fiscale loon van de medewerkers besteed worden aan onbelastbare vergoedingen. Buiten deze ‘vrije ruimte’ dient de werkgever 80% eindheffing te betalen. Biedt de werkgever medewerkers maaltijden middels bedrijfscatering aan dan valt dit binnen deze WKR. Enkel maaltijden bij overwerk, koopavonden, dienstreizen en dergelijke vallen erbuiten.

Wel of geen belastbare consumptie?
Consumpties die de werkgever op de werkplek verstrekt en die geen deel uitmaken van een maaltijd, zijn onbelast. Het gaat hier bijvoorbeeld om koffie, thee, gebak, een stuk fruit en andere tussendoortjes van weinig waarde. Een belegd broodje, soep en een beker melk worden wel als maaltijd gezien. Maaltijden in de bedrijfskantine dienen een minimale waarde te hebben van € 3,20 incl. BTW. Dit geldt zowel voor ontbijt, lunch als diner. Indien de waarde van de maaltijd lager ligt dan
€ 3,20 dient dit te worden gespecificeerd in de 1,2% vrije ruimte. Anders dient hier 80% eindheffing over betaald te worden.

Over de exacte definitie van een maaltijd doet de belastingdienst geen uitspraak. De werkgever kan hier zelf afspraken over maken met de Belastingdienst.

Voorbeeld:
Een bedrijf met circa 750 medewerkers verstrekt 255 dagen per jaar 350 maaltijden per dag. De gemiddelde besteding per maaltijd bedraagt € 3,12 inclusief BTW.
Aantal verstrekte maaltijden per jaar = 89.250
Tekort € 3,20 - € 3,12 = €0,08
Bedrijven moeten €0,08 * 89.250= € 7.140,- in de 1,2% vrije ruimte specificeren of
80% van € 7.140,- = € 5.712,- aan eindheffing betalen.

Registratie
De waarde van de maaltijd kan dus worden ondergebracht in de vrije ruimte van de medewerkers. De werkgever hoeft de maaltijden dan niet per werknemer te administreren maar alleen het totale aantal maaltijden van alle werknemers, samen met de gemiddelde besteding.

In een bedrijfskantine waar werknemers van verschillende bedrijven eten, handelt de werkgever als volgt: In de administratie neemt werkgever de verstrekking op als besteding in de vrije ruimte. De werkgever ontwikkelt samen met de cateraar en de andere werkgevers een systeem dat inzicht geeft in:

• het totale aantal maaltijden per werkgever
• de eigen bijdragen (besteding) van de werknemers per werkgever

De werkgever mag het eindbedrag niet gelijkstellen aan de betalingen en verstrekkingen aan de cateraar.

WKR in de praktijk
Met de WKR-regeling kan worden voorkomen dat werkgevers te veel subsidie geven op het assortiment in bijvoorbeeld de bedrijfskantine, wat de Belastingdienst als extra loon ziet. Het blijft echter wel oneerlijk dat als medewerkers bij de broodjeszaak op de hoek voor € 3,- lunch halen er niks aan de hand is. Kopen de medewerkers een vergelijkbare lunch voor € 3,- in hun eigen bedrijfskantine is de besteding volgens de belastingdienst € 0,20 te laag met als gevolg dat de cateraar en werkgever veel administratieve lasten hebben en de werkgever misschien wel een eindheffing moet betalen.

Advies
“Zorg dat de gemiddelde besteding in de bedrijfskantine boven de € 3,20 inclusief BTW ligt”, zegt Dorien Sellmeijer van Hospitality Consultants. “Bied een aantrekkelijk, gezond en meer commercieel assortiment aan waardoor medewerkers bereid zijn meer te betalen. Indien dit niet wenselijk is, zorg er dan voor dat catering in de ‘vrije ruimte’ valt en registreer het aantal maaltijden en de gemiddelde besteding.”

Bron: HR Praktijk