Afta Noon: begin pas na de lunch!
Deze middenvelder van het Groene Elftal met nummer 7 heet 'Afta noon'. Hij gaat de strijd aan met de enorme verspilling van voedsel. Het is een fenomeen dat je vaak terug ziet bij evenementen van een halve dag.
Rond lunchtijd gaan de deuren open om de eerste deelnemers te ontvangen. Men heeft koffie en belegde broodjes klaar gezet om mensen met een goede lunch welkom te heten. Uiteindelijk zullen ze meer dan de helft van het eten weg moeten gooien. Hoe komt dat?
Geen voedsel aan de 'randen' van je evenement
Veel van je deelnemers zullen waarschijnlijk niet in de gaten hebben, dat ze op locatie kunnen lunchen. Waarschijnlijk zitten ze 's ochtends op kantoor om nog even snel wat werk te doen. Na nog net dat ene mailtje afgeschreven te hebben, wordt het dan tijd om naar het evenement te haasten. Onderweg stoppen ze even bij het tankstation, waar ze snel een broodje halen. Totdat bezoekers je locatie bereiken hebben ze geen idee en geen tijd voor jouw heerlijke broodjes. Hetzelfde geldt voor gezamenlijke diner: veel mensen zijn na afloop van het evenement moe, moeten kinderen ophalen of hebben nog andere urgente afspraken met het gevolg dat je veel te veel eten over houdt dat weggegooid wordt.
Less is more
Eten is als service bedoeld maar voor evenementen van een halve dag waarschijnlijk overbodig. Plan korte evenementen zoals workshops en trainingen gewoon zonder maaltijden in. Begin om twee uur 's middags met programma en zorg dat het tussen vijf en zes uur afgelopen is. Wil je nog een netwerkmoment na afloop van het officiële gedeelte? Organiseer dan een kleine borrel met eventueel hapjes. Dit bespaart kosten, levert geen frustratie op en is beter voor het milieu.
Een goed voorbeeld gaf Obsession Live Communications die onlangs een Masterclass organiseerde. Deelnemers mochten vanaf 13.00 binnen lopen om samen en kop koffie te drinken en kennis te maken. Het programma begon een uur later en was om 17.00 officieel afgelopen. De aansluitende borrel was vrijblijvend, zodat mensen ook eerder naar huis konden gaan. Door veel interactieve intermezzo's was er al tijdens de sessie voldoende gelegenheid om te netwerken.
Dit artikel maakt onderdeel uit van een uniek samenwerkingsproject tussen de Nederlandstalige vakmedia voor de congres- en evenementenbranche (Eventbranche.nl, Congreswereld.nl, Eventplanner.nl/be, Events.nl, QM, Meeting Magazine). Op al deze platformen verschijnen de artikelen over het Groene Elftal, aangeleverd door de Nederlandse afdeling van de Green Meetings Industry Council (GMIC).