Car Pool: het netwerken begint al onderweg

Alle gasten van je evenement moeten naar de door jou gekozen locatie reizen. Een groot aantal willen dit het liefst met hun eigen auto doen. Elke auto die voor jouw bijeenkomst de weg op gaat draagt bij aan de uitstoot van broeikasgassen en dus aan luchtvervuiling en klimaatverandering.

Dit is vaak overbodig wanneer deelnemers dicht bij elkaar of langs de route wonen. In dit geval is de middenvelder van het Groene Elftal, Car Pool, een van de leukste spelers die meer voordelen biedt dan alleen milieubescherming. Ten eerste kunnen de kosten voor brandstof gedeeld worden, zodat de rit voor iedereen goedkoper wordt. Ten tweede is het met meerderen in de auto gezelliger en is het netwerken al begonnen voordat de meeting begint.

3 manieren om eenvoudig carpooling te faciliteren
Probeer carpooling voor je volgende meeting zo goed mogelijk te faciliteren en maak je gasten attent op deze optie. Hier zijn een aantal tips hoe je dit voor elkaar krijgt:

• Neem de mogelijkheid om samen te rijden al vroeg mee op in alle communicatie met deelnemers. Noem duidelijk wat de voordelen van carpooling zijn. Vraag deelnemers in de registratie van welk transportmiddel ze gebruik willen maken om naar het evenement te komen.
• Contacteer deelnemers die dicht bij elkaar wonen en stel hun voor om samen te reizen. Maak een Facebook-groep aan waar bestuurders een meereizende elkaar kunnen vinden en help mee de goede matches te maken. Verzin een extra beloning voor mensen die samen reizen, zoals bijvoorbeeld gratis parkeerplaatsen of een welkomstdrankje.
• Een andere optie biedt samenrijden.nl van de ANWB, een platform waar je autoritten kan aanbieden of zoeken. De pagina is gekoppeld aan meerdere sociale netwerken, zodat je een beeld krijgt van personen die een rit aanbieden of zoeken. Je kan een eigen pagina voor je evenement aanmaken, waar je bezoekers hun auto beschikbaar kunnen stellen voor anderen.

Dit artikel maakt onderdeel uit van een uniek samenwerkingsproject tussen de Nederlandstalige vakmedia voor de congres- en evenementenbranche (Eventbranche.nl, Congreswereld.nl, Eventplanner.nl/be, Events.nl, QM, Meeting Magazine). Op al deze platformen verschijnen de artikelen over het Groene Elftal, aangeleverd door de Nederlandse afdeling van de Green Meetings Industry Council (GMIC).