Stel je hebt jouw loonaangifte over een bepaald loontijdvak verzonden naar de Belastingdienst en op een later moment kom je (of de Belastingdienst) tot de conclusie dat deze aangifte niet volledig was of onjuistheden bevat. In dit bericht gaat BDO Accountants & Adviseurs, partner van CLC-VECTA, op hoofdlijnen, in op de fiscale vereisten en gevolgen die aan het corrigeren van loonaangiftes zijn verbonden, met daarbij natuurlijk het beleid zoals dit op basis van de huidige inzichten door de Belastingdienst wordt gehanteerd.
Waarom corrigeren?
Met de aangifte loonheffingen lever je als (inhoudingsplichtige) werkgever aan de Belastingdienst gedetailleerde inkomensgegevens per werknemer aan. Het UWV bewaart deze inkomensgegevens in de polisadministratie. Deze dient als basis voor de vaststelling van onder andere uitkeringen en toeslagen van jouw werknemers.
Daarnaast dient de polisadministratie nog een ander doel. De Wet tegemoetkomingen loondomein, die ultimo 2015 is aangenomen, gaat de huidige premiekortingen die werkgevers ontvangen als zij oudere, jongere of arbeidsgehandicapte personen 'met afstand tot de arbeidsmarkt' in dienst nemen, op termijn namelijk flink veranderen. De bestaande premiekortingen worden met beoogde ingangsdatum 1 januari 2018 omgevormd tot zogeheten 'loonkostenvoordelen' (LKV’s), met uitzondering van de tijdelijke premiekorting jongeren, omdat de toepassing daarvan al per 31 december 2017 eindigt. De 'nieuwe' loonkostensubsidie LIV zal verder al met ingangsdatum 1 januari 2017 gaan gelden voor werkgevers die laagbetaalde medewerkers met een salaris tot 120% van het wettelijk minimumloon in dienst hebben.
Het UWV berekent jaarlijks -op basis van de gegevens die op 1 mei, volgend op het jaar waarop de tegemoetkoming betrekking heeft, beschikbaar zijn- de hoogte van de tegemoetkomingen aan de hand van gegevens die via de loonaangiften in de polisadministratie zijn opgenomen. Voor het LIV maakt het UWV daarbij gebruik van op jaarbasis gecumuleerde gegevens omtrent het jaarloon en de verloonde uren. De actualiteit, juistheid en volledigheid van de aangiftegegevens is dan ook van groot belang. Dit is een van de motieven voor de wettelijke verplichting voor jou als werkgever om in eerdere loonaangiften geconstateerde onjuistheden of onvolledigheden te corrigeren en door te geven aan de Belastingdienst door middel van een correctiebericht. Ook als er geen werknemers meer in dienst zijn en er geen inhoudingsplicht meer bestaat, blijft de eerdergenoemde wettelijke correctieverplichting ten aanzien van de eerder ingediende loonaangiftes van kracht.
Als je zelf onvolledigheden of onjuistheden in een aangifte constateert, moet je deze op eigen initiatief corrigeren, uiterlijk binnen vijf jaren na afloop van het verstreken kalenderjaar waarin het te corrigeren tijdvak viel. Als de Belastingdienst onjuistheden of onvolledigheden constateert, bijvoorbeeld bij een boekenonderzoek, kunnen zij vragen om de eerdere aangifte te corrigeren (correctieverzoek) of je verplichten om de aangifte te corrigeren (correctieverplichting). Voldoe je niet aan een correctieverplichting, dan kun je een verzuimboete van maximaal € 1.319,- krijgen. In de situatie waarin bij een aangifte meerdere correctieberichten worden gevoegd of meerdere correctieberichten gelijktijdig worden ingediend, worden deze voor de toepassing van het boetebeleid overigens als één correctiebericht beschouwd.
Hoe moet ik corrigeren?
Je moet corrigeren op dezelfde wijze en in dezelfde vorm als de oorspronkelijke aangifte, dus in principe per loontijdvak en op werknemersniveau. Er dient bij het corrigeren nog rekening te worden gehouden met het volgende. In de aangifte loonheffingen geef je de premies werknemersverzekeringen en de inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet aan zoals die berekend zijn op basis van voortschrijdend cumulatief rekenen binnen het kalenderjaar (VCR). Als je gegevens van een bepaald loontijdvak corrigeert, kan dat dus ook gevolgen hebben voor bedragen van latere aangiften binnen hetzelfde kalenderjaar die je cumulatief hebt berekend. Ook die aangiften moet je dan corrigeren.
Correctie binnen het lopende kalenderjaar
Als de aangiftetermijn nog niet is verstreken, kun je natuurlijk de hele aangifte (alle werknemersgegevens en het collectieve deel) opnieuw verzenden, uiterlijk op de uiterste aangiftedatum. Deze nieuwe aangifte overschrijft volledig de aangifte die je eerder over dat tijdvak deed. Eventueel kan ook jij een aanvullende aangifte verzenden (bestaande uit een volledig ingevuld collectief deel plus alle individuele gegevens waarvoor je iets wilt veranderen), mits je gebruik maakt van een softwarepakket waarmee dat mogelijk is. Als je een aanvullende aangifte verzendt, moet jouw software met de aangifte de aanduiding meegeven dat het om een aanvullende aangifte gaat. De aanvullende aangifte overschrijft alle gegevens van het collectieve deel van jouw vorige aangifte. Ook overschrijft de aanvullende aangifte alle gegevens van de werknemers (inkomstenverhoudingen) voor wie je wijzigingen opneemt. De eerder aangeleverde gegevens van de inkomstenverhoudingen die je niet vermeldt, worden echter niet overschreven.
Als de aangiftetermijn wel is verstreken, moet bij de eerstvolgende of daaropvolgende aangifte een correctiebericht worden ingestuurd. Je dient via het correctiebericht altijd een volledig ingevuld collectief deel te verzenden met daarin de verbeterde gegevens, de gegevens die ontbraken en de gegevens die al juist waren. Als de correctie alleen betrekking heeft op het collectieve deel van een aangifte, dan hoef je ook alleen het collectieve deel in te sturen. Het gaat dan bijvoorbeeld om correcties in de premiekortingen, eindheffingen of afdrachtverminderingen. Je hoeft de werknemersgegevens dan niet mee te sturen. Als je (ook) een fout hebt gemaakt in de werknemersgegevens, moet je voor die werknemers (inkomstenverhoudingen) alle gegevens invullen: de verbeterde gegevens en ook de gegevens die al juist waren. Of je de andere werknemers (inkomstenverhoudingen) ook moet opnemen, hangt af van hoe je corrigeert en welke software je gebruikt. De positieve of negatieve correcties moet je verrekenen met de aangifte waarbij je de correctie(s) verzendt. Als je correcties bij een aangifte verzendt, betaal je over dat aangiftetijdvak dus de loonheffingen over het aangiftetijdvak, vermeerderd of verminderd met het totaal van alle bijgevoegde correcties.
Jaar overschrijdende correctie over een voorgaand kalenderjaar
Het kan ook zijn dat je in 2016 een aangifte moet corrigeren over een aangiftetijdvak in de voorgaande jaren 2011 tot en met 2015. In dat geval maak je gebruik van de aangifte- of administratiesoftware van het betreffende jaar. Je moet dan ook de tabellen, percentages en heffingskortingen van dat jaar gebruiken. Je dient dit te doen via een 'los correctiebericht': een correctie die je afzonderlijk, dus los van een aangifte loonheffingen, verzendt. Een los correctiebericht moet ook gebruikt worden in de situatie dat er sprake is van een loontijdvak van een halfjaar of kalenderjaar, of als de inhoudingsplicht inmiddels is geëindigd en je een 'Mededeling Intrekking aangiftebrief' van de Belastingdienst hebt gekregen.
Als je de fout of onvolledigheid zelf ontdekt, verzend je de losse correctie binnen 8 weken na constatering. Als je van de Belastingdienst een correctieverzoek of een correctieverplichting heeft gekregen, staat hierin wanneer je jouw correctie uiterlijk moet verzenden. De betreffende werknemers zullen voor het indienen of corrigeren van hun belastingaangifte ook een nieuwe jaaropgave met hun gecorrigeerde gegevens moeten ontvangen. Als je jouw losse correctie heeft verzonden, berekent de Belastingdienst het verschil tussen jouw eerdere (gecorrigeerde) aangifte en de ingezonden losse correctie. Afhankelijk van de uitkomst van dit verschil, krijg je vervolgens een te betalen naheffingsaanslag, of een ambtshalve teruggave. Dan moet je mogelijk ook heffingsrente (vanaf 1 januari 2012), of belastingrente (tot en met 2011) betalen, of kun je heffings- of belastingrente vergoed krijgen.
Moet er altijd gecorrigeerd worden?
Bij beleidsbesluit van 8 maart 2010, nr. DGB2010/565M, is goedgekeurd dat een werkgever onder nadere voorwaarden correctieberichten op werknemersniveau achterwege kan laten. Deze versoepeling ziet op een beperkt aantal specifieke situaties, waarin de verschuldigde loonbelasting, premies en bijdragen door de Belastingdienst op aanslag bij de werkgever kunnen worden nageheven, zonder onevenredig nadelige gevolgen voor de eventuele uitkeringsrechten van werknemers. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn als het gaat om correcties bij werknemers van wie het loon op jaarbasis meer bedraagt dan het maximum premieloon voor de werknemersverzekeringen en inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet. Wil je een beroep doen op dit besluit, dan dient dit vooraf wel aan de Belastingdienst te worden gemeld, zodat de Belastingdienst de betreffende naheffingsaanslag(en) kan opleggen.
Je moet ook corrigeren als dit geen invloed heeft op de te betalen loonheffingen. Dus bijvoorbeeld bij fouten in de tenaamstelling, BSN/sofinummers en coderingen. Onjuiste adresgegevens hoef je niet te corrigeren en kunnen in de eerstvolgende aangifte worden aangepast.
Landelijke Actualiteitendagen Loon- & Premieheffing
Tijdens de Landelijke Actualiteitendagen die traditioneel in het najaar plaatsvinden, staat BDO uiteraard stil bij alle actuele ontwikkelingen in wet- en regelgeving, zoals de komende nieuwe loonkostensubsidies voor laagbetaalden en andere specifieke doelgroepen. Op die dag is er natuurlijk ook aandacht voor alle andere wijzigingen in de loonbelasting en het laatste nieuws over de toepassing van de werkkostenregeling in de praktijk. Maar ook de veranderingen rond de oudedagsvoorzieningen, werken met derden en overig arbeidsrechtelijk nieuws. Klik hier voor meer informatie en de mogelijkheid tot inschrijven.
Heb je vragen of wil je meer informatie, neem dan contact op met onze partner BDO Accountants & Belastingadviseurs via clcvecta@bdo.nl of +31 (0)30 - 284 98 21.
Bron: BDO Accountants & Belastingadviseurs