Sinds 1 januari 2015 heeft iedere werkgever in Nederland te maken met de werkkostenregeling (WKR). Een, voor de meeste werkgevers, nieuwe regeling. Lang niet alle werkgevers waren op tijd klaar voor de werkkostenregeling, maar iedere werkgever moet zich inmiddels toch in de nieuwe regels hebben verdiept en voldoende inzicht hebben in zijn administratie, om een goed beeld te hebben van de gevolgen van de ‘nieuwe’ werkkostenregeling om zo niet voor verrassingen te komen staan. Anders kan de afrekening over het jaar 2015, die in de loonaangifte van januari 2016 plaats moet vinden, mogelijk duur uitpakken. In dit artikel gaat BDO, partner van CLC-VECTA, daarom op hoofdlijnen nog eens op een aantal (administratieve) aspecten van deze jaarafrekening in.
Aanwijzen eindheffingsloon of belast loon
De werkgever heeft bij toepassing van de werkkostenregeling (met inachtneming van de gebruikelijkheidstoets) de mogelijkheid om voor iedere daarvoor in aanmerking komende vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling uit tegenwoordige arbeid afzonderlijk te bepalen dat deze ten laste moet komen van de forfaitaire vrije ruimte van 1,2% van het fiscale loon (het zogenaamde aanwijzen als ‘eindheffingsloon’). Bij verstrekkingen en terbeschikkingstellingen gaat het daarbij om de waarde inclusief btw.
Aanwijzen kan overigens ook voor delen van vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen.
Per groep werknemers, of zelfs per individuele werknemer afzonderlijk kan, voor zover de gebruikelijkheidstoets dit toelaat, ook de keuze worden gemaakt om deze te behandelen als (bruto of te bruteren) loon voor de werknemer, of om deze aan te wijzen als eindheffingsloon. Om een gerichte vrijstelling te kunnen toepassen moet je de betreffende vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling overigens formeel ook eerst aanwijzen als eindheffingsloon.
Als je werknemer in 2015 kosten van 2014 heeft gedeclareerd, dan moet je in principe aan de hand van de wetgeving die in 2015 geldt beoordelen of de vergoeding daarvoor als een gerichte vrijstelling kan kwalificeren. Worden de betreffende vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen voor toepassing van de werkkostenregeling niet (aantoonbaar) door de werkgever als eindheffingsloon aangewezen, dan is het alternatief dat hierover bij de ontvangende werknemers op de gebruikelijke wijze loonheffingen moeten worden ingehouden c.q. afgedragen.
De werkgever hoeft van zijn keuze geen afzonderlijke melding te doen aan de Belastingdienst; de door hem gemaakte keuzes moeten blijken uit de wijze van verwerking van de betreffende vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen in zijn salaris- en financiële administratie c.q. loonaangifte, eventueel gekoppeld aan bijvoorbeeld de vermelding hiervan in de van toepassing zijnde arbeidsvoorwaarden of collectieve arbeidsovereenkomsten (cao’s).
De visie van de Belastingdienst op het 'aanwijzen'
Je moet de keuze tussen eindheffingsloon en loon van de werknemer volgens het Handboek Loonheffingen 2015 uiterlijk maken op het moment van vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen. Heb je eenmaal een keuze gemaakt, dan is die keuze definitief. Je kunt vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen, die je eerder hebt behandeld als belast loon van werknemers, dus niet met terugwerkende kracht alsnog aanwijzen als eindheffingsloon. Dit zou dan in feite ook gelden voor de omgekeerde situatie als de expliciete aanwijzing als eindheffingsloon al heeft plaatsgevonden.
Hierop is één uitzondering: heb je de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling per ongeluk verkeerd in je administratie opgenomen, dan mag je deze fout herstellen. Bijvoorbeeld als je een vergoeding abusievelijk als belast loon hebt behandeld, terwijl je met je werknemer(s) aantoonbaar had afgesproken dat deze door jou als eindheffingsloon zou worden aangewezen. Je herstelt de fout door de betreffende loonaangifte te corrigeren en je administratie aan te passen.
Volgens het eerdergenoemde Handboek Loonheffingen moet je in ieder geval het volgende in je administratie bijhouden:
Op collectief niveau
-
Alle loonbestanddelen die je aanwijst als eindheffingsloon, ook als het gaat om eindheffingsloon om gebruik te kunnen maken van een gerichte vrijstelling. Het eindheffingsloon hoeft echter niet per werknemer in de loonstaat te worden geboekt;
-
De berekening van de eindheffing als je boven de vrije ruimte uitkomt.
Per werknemer
-
Gerichte vrijstellingen, die je hebt aangewezen als eindheffingsloon. Als je gebruikmaakt van een gerichte vrijstelling, moet je dit eindheffingsloon per werknemer registreren in je administratie, maar niet in de loonstaat van de werknemer. Vergoed of verstrek je meer dan het normbedrag dat voor een specifieke gerichte vrijstelling geldt, dan is er sprake van een bovenmatig deel van de gerichte vrijstelling. Wijs je dit bovenmatige deel geheel of gedeeltelijk aan als eindheffingsloon, dan moet je ook dat deel op collectief niveau in je administratie opnemen als eindheffingsloon. Als je het bovenmatige deel geheel of gedeeltelijk als (te bruteren) loon van de werknemer behandelt, dan moet je dat bovenmatige deel wel in zijn loonstaat boeken.
De Belastingdienst gaat bij controle gedurende het kalenderjaar overigens uit van een aanwijzing als eindheffingsloon als een vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling door de werkgever niet als individueel loon van een werknemer is behandeld en er tevens voldaan wordt aan de gebruikelijkheidstoets.
De toegang tot de gerichte vrijstellingen en de vrije ruimte is volgens het Handboek Loonheffingen bij controle na afloop van het kalenderjaar echter afgesloten, als de Belastingdienst van mening is dat die vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen gedurende het kalenderjaar niet door de werkgever als eindheffingsloon zijn aangewezen, maar ook niet als individueel loon zijn belast. De Belastingdienst zou dan een correctieverplichting of een gebruteerde naheffingsaanslag op kunnen leggen. De werkgever zou daarbij de bewijslast hebben dat een expliciete aanwijzing toch (tijdig) heeft plaatsgevonden.
De vraag, hoe een werkgever de aanwijzing praktisch bezien zou moeten kunnen aantonen, is dan sterk afhankelijk van de feiten en omstandigheden van het geval. De wetgever heeft immers niet aangegeven op welke wijze een werkgever eindheffingsloon moet aanwijzen. Een (expliciete of impliciete) aanwijzing als eindheffingsloon zou immers niet alleen kunnen blijken uit de wijze waarop de werkgever de kosten van een vergoeding of verstrekking in zijn financiële administratie heeft verwerkt, maar bijvoorbeeld ook uit een gestructureerde berekening die de werkgever (uiterlijk na afloop van het kalenderjaar) maakt om te toetsen wat de benutting van zijn vrije ruimte is geweest.
Grensoverschrijdend werken en de werkkostenregeling
Als je werknemer in het buitenland woont en ook alleen in het buitenland voor je werkt, is de werkkostenregeling voor hem niet van toepassing. Voor andere werknemers die toch op enigerlei wijze grensoverschrijdend voor je werkzaam zijn, gelden in principe dezelfde regels als voor werknemers die wonen en werken in Nederland: het loon en de vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen van deze werknemers vallen onder het bereik van de werkkostenregeling.
Het kan zijn dat (een deel van) het loon van deze werknemers echter niet in Nederland is belast, bijvoorbeeld door een belastingverdrag ter voorkoming van dubbele belastingheffing. Als dat het geval is, worden in eerste instantie toch het volledige loon en hun vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen voor de werkkostenregeling in aanmerking genomen. Vervolgens worden op het loon van de werknemer dat in het andere land wordt belast, de regels ter voorkoming van dubbele belastingheffing toegepast. Hiermee wordt voorkomen dat dit deel van het loon van de werknemer ook in Nederland individueel wordt belast.
Als de forfaitaire vrije ruimte vervolgens op werkgeversniveau wordt overschreden, vervalt in die situatie echter ook een deel van de verschuldigde eindheffing. Het deel dat vervalt wordt als volgt berekend:
Het fiscale loon van de werknemers dat in Nederland niet is belast x de verschuldigde eindheffing
= Het totale fiscale loon van alle werknemers
De uitkomst van deze breuk is het deel van de eindheffing dat vervalt en dat dus niet in de loonaangifte hoeft te worden opgenomen.
Afdrachtsystematiek & Concernregeling
De afdrachtsystematiek is vanaf 2015 sterk vereenvoudigd. Pas na afloop van het kalenderjaar (bij de aangifte/afdracht van het 1e tijdvak van het nieuwe kalenderjaar, dus voor 2015 in januari 2016) moet de verschuldigde eindheffing bij overschrijding van de vrije ruimte worden aangegeven c.q. worden afgedragen.
Daarnaast bestaat met ingang van 2015 ook de mogelijkheid de werkkostenregeling op concernniveau toe te passen. De vrije ruimte kan dan worden verdeeld over de verschillende inhoudingsplichtigen binnen het concern. Je kunt de concernregeling alleen toepassen als alle deelnemende concernonderdelen het hele kalenderjaar een concern vormen. Concernonderdelen die tijdens het kalenderjaar deel worden van het concern of uit het concern verdwijnen, vallen dus buiten de concernregeling.
Een inhoudingsplichtige opereert gezamenlijk met een andere inhoudingsplichtige in concernverband, als gedurende het gehele kalenderjaar:
-
de inhoudingsplichtige voor ten minste 95% belang heeft in die andere inhoudingsplichtige, of
-
die andere inhoudingsplichtige voor ten minste 95% belang heeft in de inhoudingsplichtige, of
-
een derde voor ten minste 95% belang heeft in de inhoudingsplichtige, terwijl deze derde tevens voor ten minste 95% belang heeft in die andere inhoudingsplichtige.
Ook stichtingen en verenigingen die gedurende het gehele kalenderjaar in economisch, financieel en organisatorisch opzicht met elkaar verweven zijn kunnen een concern vormen.
Als gekozen wordt voor de concernregeling dienen alle inhoudingsplichtigen die tot het concern behoren mee te doen aan de concerntoepassing. De inhoudingsplichtige die de grootste fiscale loonsom heeft zal de eventueel verschuldigde eindheffing moeten voldoen. Alle andere inhoudingsplichtigen zijn hoofdelijk aansprakelijk voor de niet betaalde eindheffing. Je moet uiterlijk bij de aangifte over het 1e tijdvak van 2016 beslissen of je in 2015 de concernregeling wilt toepassen; je kunt deze keuze echter in een later jaar weer herzien.
Dit heeft tot gevolg dat bij toepassing van de concernregeling binnen concernverband niet langer een splitsing hoeft te worden gemaakt tussen vergoedingen en verstrekkingen die deels ten behoeve van werknemers van het ene concernonderdeel komen en deels ten behoeve van een ander.
Bij toepassing van de concernregeling moeten per deelnemende vennootschap wel de volgende gegevens worden vastgelegd:
-
de naam en het loonheffingennummer;
-
het totaal van het fiscale loon;
-
een overzicht van alle vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen waarvoor de deelnemer gebruik maakt van de vrije ruimte;
-
een berekening van de te betalen loonbelasting op concernniveau en de naam van de deelnemer die de belasting aangeeft en betaalt.
Meer informatie?
Neem voor meer informatie contact op met onze partner BDO via clcvecta@bdo.nl of +31 (0)30 - 284 98 21.
Bron: BDO