Komniet Komwel: Hou de optie om af te zeggen zo lang mogelijk open

No show is niet alleen frustrerend voor de meeting planner maar tegelijk ook een grote bron van verspilling. Als er bij elk evenement 10 tot 30 procent van de deelnemers niet komt opdagen betekent dit ook dat je 10 tot 30 procent aan materiaal en eten moet weggooien. De speler met nummer 8 in het Groene Elftal speelt hier handig op in.

Maak het je gasten makkelijk
Waarschijnlijk kan je no show nooit helemaal voorkomen. Met een heel simpele truc kan je het wel behoorlijk verminderen: geef mensen zo lang mogelijk de kans om hun deelname nog af te zeggen. "Maar dat is toch niet aan mij?", zal je nu misschien denken. Natuurlijk kan je het afmelden zelf niet voor je deelnemers overnemen. Je kan wel zorgen dat het zo makkelijk mogelijk wordt. Neem de optie om ‘Ik kom niet’ te RSVP-en of om een aanmelding te wijzigen/annuleren mee in alle communicatie met de genodigden. Ook enkele dagen voordat het evenement begint stuur je normaal gesproken een laatste herinneringsmail. Gebruik dit mailtje ook om de deelnemers op de gevolgen van no show te wijzen en benadruk de mogelijkheid om af te zeggen.

Bijvoorbeeld:
We zijn druk bezig met je voorbereidingen en kijken uit naar je deelname.

Toch geen tijd? Laat het ons dan zo spoedig mogelijk weten! We proberen dit evenement zo duurzaam mogelijk te organiseren. Niet afmelden is frustrerend voor ons als organisator, de andere deelnemers en bovendien slecht voor het milieu.

Bel [telefoonnummer] of mail naar [mailadres].

Speel in op emotie met dit filmpje



Voel je niet schuldig om dit van je deelnemers te vragen. Mensen vergeten soms op hun mail te reageren. Hoe vaker je hen herinnert des te groter de kans, dat ze reageren. Bescherm jezelf tegen verrassingen: mochten er veel mensen nog afzeggen heb je misschien nog de kans een andere ruimte te vinden en minder catering uit te vragen.

Dit artikel maakt onderdeel uit van een uniek samenwerkingsproject tussen de Nederlandstalige vakmedia voor de congres- en evenementenbranche (Eventbranche.nl, Congreswereld.nl, Eventplanner.nl/be, Events.nl, QM, Meeting Magazine). Op al deze platformen verschijnen de artikelen over het Groene Elftal, aangeleverd door de Nederlandse afdeling van de Green Meetings Industry Council (GMIC).